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Comment créer et gérer sa boite mail professionnelle

8/12/2023 | 0 commentaires

Vous êtes sur le point de formaliser la création de votre entreprise et vous réfléchissez aux moyens de communiquer avec vos futurs clients, prospects et autres institutions. Parmi les nombreux outils, la boite mail professionnelle occupera une place importante. Il sera donc nécessaire au moment de créer votre boite mail professionnelle que vous ayez une bonne connaissance des enjeux et objectifs à atteindre, mais aussi que vous réfléchissiez aux moyens de la gérer.

Comment créer sa boite mail professionnelle ?

L’adresse e-mail professionnelle est celle que vous créez pour communiquer avec vos clients, partenaires, institutions, etc. C’est donc un outil très important pour l’entreprise, au même titre que le téléphone. Afin de vous aider à bien envisager cette création, analysons les enjeux et les points d’attention.

Les enjeux

L’utilité de la boite mail professionnelle est exacerbée par la place qu’occupent aujourd’hui, les technologies de l’information et de la communication dans notre société. Les services de l’État, les collectivités locales et autres institutions ont d’ores et déjà entamé le processus de numérisation de leurs procédures. Ainsi, les procédures au format papier sont en net recul notamment pour ce qui concerne nos rapports avec les organismes institutionnels où la boite mail professionnelle est souvent préconisée comme identifiant pour accéder aux différentes plateformes.

La boite mail professionnelle présente un intérêt considérable si l’on considère la rapidité des échanges qu’elle permet.

Faire le choix d’adresser à votre client un e-mail plutôt qu’un SMS vous permettra, par le soin que vous mettrez à sa rédaction, de travailler au maintien voire à l’amélioration de l’image de votre entreprise et de votre crédibilité. Par ailleurs, sa valeur juridique est reconnue aujourd’hui.

Votre boite mail vous permettra enfin, grâce au carnet d’adresses que vous aurez constitué, de réaliser des économies substantielles en matière d’affranchissement, d’encre et de papier. Cet outil devient important pour effectuer des mailings publicitaires ou d’information par exemple, ou encore transmettre des documents.

Les enjeux étant présentés, voyons les points d’attention.

Les points d’attention

Plusieurs questions sont ici à envisager.

D’abord, vous interviendrez en tant que professionnel. Il importe que votre boite mail professionnelle soit distincte de votre boite mail privée, et ce, même si vous créez une auto-entreprise ou une micro-entreprise. Le fait de distinguer les deux vous apportera une certaine crédibilité et vous éviterez que vos mails professionnels soient noyés parmi vos mails privés au risque de rater des informations importantes.

Ensuite, la composition de votre adresse e-mail doit refléter le sérieux et le professionnalisme que l’on attend de vous. Évitez les adresses e-mail débutant par exemple par Zorro***@. Ça vous parait évident ? Et pourtant… Comprenez que cela pousse à sourire voire à rire, mais pas à vous prendre au sérieux.

Il est assez opportun de faire apparaitre le nom de votre entreprise dans votre adresse e-mail. Outre la légitimité, vous serez rapidement identifié par votre interlocuteur. Pour ce faire, il suffit d’acheter un nom de domaine auprès d’un hébergeur. Après un cours passage chez OVH, nous avons choisi de travailler avec O2SWITCH, une entreprise française (cocorico !) avec un service client au poil (d’où la mascotte ?).

En fonction de l’hébergeur, vous pourrez créer une ou plusieurs adresses e-mail. Nous avons 2 adresses e-mail dont une dédiée à la prise de contact et à la prospection :

contact@enm-secretariat.fr

À vous donc, de considérer la question du nombre d’adresses e-mail nécessaires au bon fonctionnement de votre entreprise. Plus elles sont nombreuses, plus vous risquez de vous perdre et plus vous aurez du mal à les suivre.

Si vous vous positionnez du côté du client, demandez-vous s’il est pertinent qu’il ait à hésiter entre l’une ou l’autre. Placez votre client dans le meilleur confort possible. En tout cas, une boite mail sera déjà bien suffisante pour commencer.

Vous pourrez enfin envisager de créer une adresse réservée aux organisations institutionnelles, à vos formalités administratives et à la gestion de votre business. Cela vous permettra à terme de déléguer la gestion de cette boite mail à une assistante en lui en donnant tout simplement l’accès.

Vous avez donc créé votre boite mail professionnelle, intéressons-nous aux modalités de gestion de celle-ci.

Comment gérer sa boite mail professionnelle

Nous passons en moyenne 1000 heures par an à consulter et traiter les informations de notre boite mail. Ce qui est énorme. Ramenées à une journée de travail, nous comprenons que cette activité nécessite un peu d’organisation. Deux options se présentent à vous. Vous y atteler ou déléguer.

Gérer sa boite mail professionnelle

Quand on voit à quelle vitesse nos boites mail se remplissent, je ne suis pas étonnée d’entendre régulièrement que ce soit une activité redoutée.

Voilà quelques astuces pour gérer votre boîte mail en toute efficacité :

  • Positionnez des plages horaires spécifiques. De préférence en début et en fin de journée
  • Coupez les notifications en dehors des plages horaires.
  • Mettez en place un système de gestion simple (à faire, à lire, à archiver…)
  • Utiliser les modalités offertes par votre outil de gestion des courriers (épingler un mail, créer une alerte, assurer un suivi, proposer un rendez-vous…

Gardez en tête que chaque réponse sera la vitrine de votre entreprise. Mettez un soin particulier à la rédaction du contenu de votre message, à l’orthographe, mais aussi à sa présentation. N’oubliez pas la valeur juridique conférée aujourd’hui à l’email. Si vous prenez des engagements, vous devrez les tenir.

Pour l’orthographe, n’hésitez pas à vous former par le biais d’organismes de formation ou d’outils (livres, Internet…). Vous pouvez également faire l’acquisition d’un correcteur d’orthographe.

Déléguer la gestion de sa boite mail professionnelle à une assistante indépendante

Il y a des signes qui ne trompent pas. Les mails s’accumulent ? Le temps d’envoi des devis s’allonge ? Vous êtes essentiellement sur le terrain ? Ouvrir votre boite mail déclenche de l’urticaire ? Déléguez !

En effet, cette mission peut facilement être confiée à une assistante administrative indépendante. Cela nécessite un peu de coordination en amont, mais va très vite vous faire gagner en productivité et en sérénité par la suite.

Faites le point sur la mission dès le début, rendez-vous disponible pour répondre à ses questions et avec le temps elle gagnera en autonomie et vous pourrez vous concentrer sur votre cœur de métier.

Quelques précautions à prendre toutefois. Si vous disposez d’une seule boite mail, le délégataire sera en mesure de lire tous vos mails. Attention alors à l’utilisation que vous en faites. Vous pouvez également soumettre le délégataire à une clause de confidentialité.

Notre service de gestion de boite mail professionnelle

Avec ENM Secrétariat-Conseils, notre société d’assistance administrative et commerciale :

  • Vous gagnez du temps que vous consacrez à votre cœur de métier ;
  • Vous faites appel à des secrétaires expérimentées ;
  • Nous répondons selon vos consignes et mettons en place des procédures ;
  • Nous sommes force de propositions et un soutien au service de votre développement ;
  • Nous garantissons la confidentialité tout autant que la transparence ;
  • Nous améliorons votre image grâce à un service client personnalisé.

La boîte mail est un outil indispensable de travail mais la gérer c’est dégager un temps précieux que nous n’avons pas forcément en tant que chef d’entreprise. Si vous accumulez du retard au point de mettre en péril votre crédibilité, mieux vaut déléguer cette tâche à une assistante.

Devis, tâches administratives, factures, relances… Votre assistante saura vous soulager.

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