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5 services à proposer aux TPE/PME en tant qu’Assistante Indépendante

13/12/2023 | 0 commentaires


Les TPE/PME manquent parfois de moyens financiers, humains et parfois de compétences, pour réaliser l’ensemble des tâches nécessaires au fonctionnement et au développement de leur activité. En votre qualité de Secrétaire Indépendante, aidez les chefs d’entreprise à réduire, voire, à faire disparaitre ces difficultés en leur proposant de vous déléguer certains de leurs services. De nombreux services peuvent être délégués à un secrétariat indépendant. L’objectif aujourd’hui est de présenter aux Assistantes Indépendantes, 5 services à proposer aux TPE/PME.

Secrétariat sur site ou hors site

Chez ENM Secrétariat Conseils nous avons fait le choix de proposer nos services à distance. Toutefois, tous les exemples proposés peuvent également être réalisés sur site. Charge à vous de définir votre organisation en fonction des contraintes que ça engendre (frais de déplacement, espace de travail, transport de matériel, etc. Rien n’interdit de cumuler les 2 modes de fonctionnement.

Aussi, nous ajoutons qu’en votre qualité de prestataire, vous engagez la responsabilité et la crédibilité de votre entreprise. Proposez uniquement les services pour lesquels votre compétence est avérée.

Voici donc 5 idées de services à mettre au profit de diverses entreprises.

1. Le secrétariat administratif et commercial

Parmi ces 5 services à proposer aux TPE/PME, l’assistance administrative et commerciale occupe une place importante. Il s’agit tout simplement d’accomplir les missions d’une secrétaire dans ou hors des locaux du client. C’est en effet une activité chronophage nécessaire à l’évolution de l’entreprise et qui peut être assez facilement déléguée. Parmi les tâches récurrentes, les commandes, la mise en forme et l’édition de devis, la rédaction de courriers administratifs, l’envoi des factures, la gestion d’impayés, la pré-comptabilité… Sur site, vous pourrez assurer d’autres missions comme l’accueil téléphonique, la réception et le traitement du courrier, la rédaction de compte-rendu de réunions…

N’hésitez pas à démarcher les entreprises qui ont déjà une secrétaire. Elles pourront faire appel à vos services pendant les congés de celles-ci ou pour renforcer l’équipe en cas d’augmentation temporaire d’activité.

Notons que les micro-entreprises, les TPE/PME sont souvent intéressées par une assistance de quelques heures par semaine voire par mois. Proposez dans ce cas des forfaits d’heures qui permettront au Chef d’entreprise de se projeter.

Le secrétariat administratif et commercial

2. La réponse aux appels d’offres

Les appels d’offres représentent une manne financière et une opportunité de développement intéressantes pour les entreprises. Certaines sont rompues à l’exercice, mais d’autres y renoncent par manque de moyen ou d’organisation. En tant qu’assistante indépendante, votre mission sera d’aider l’entreprise à absorber le surplus de travail lié à la réponse à un appel d’offres. Certaines assistantes se sont d’ailleurs spécialisées dans ce domaine. Elles deviennent de vraies conseillères sur la rédaction, le chiffrage, la préparation et le dépôt du dossier.

Cette activité est enfin très intéressante du point de vue de la rémunération. Votre facture peut comprendre un prix pour le montage du dossier et une commission supplémentaire pour le cas où le client serait retenu. Par ce biais, il vous saura d’autant plus impliquer à la réussite du projet.

Comme indiqué, répondre à un appel d’offres peut être assez complexe quand on démarre. Entre les termes techniques et la pression engendrée par la charge de travail et les délais à respecter, notre conseil est de vous former sur les appels d’offres.

3. La téléprospection

Également connue sous le nom de « phoning », la téléprospection est l’action de trouver des prospects par téléphone. Ce service est généralement proposé aux centres d’appels, mais vous pouvez le vendre en tant qu’indépendante. Il s’agit d’une prestation clé du développement commercial puisque la promesse derrière ce service est d’aider votre client à se développer en décrochant des rendez-vous. Charge à lui de conclure des ventes.

Pour vous lancer, il vous faudra un fichier d’appel qualifié et un script ficelé généralement fournis par le client. De votre côté, équipez-vous à minima d’un outil de phoning et d’un casque.

Avant de lancer le moindre appel, vous devrez acquérir une bonne connaissance du client et de son besoin. Egalement, vous imprégner du script afin d’être capable de rebondir ou de lever les objections de vos interlocuteurs.

Votre cible ne sera pas toujours réceptive à cause de trop nombreux abus. Même en de telles circonstances, vous devrez rester polie et courtoise, car vous représentez le client et sa marque.

Si vous avez la fibre commerciale, le contact facile et que vous ne vexez pas si l’on vous raccroche au nez, lancez-vous !

4. La retranscription audio

La retranscription audio est le fait de transcrire un enregistrement vocal en texte. C’est un service très recherché par les professions qui établissent des comptes-rendus. Les thérapeutes, les avocats sont demandeurs. C’est également le cas des mairies, comités d’entreprises, CSE (ex-CHSCT)… qui enregistrent leurs réunions en vue d’en dresser des procès-verbaux.

Attention donc aux informations manipulées. Votre client peut vous imposer un espace de travail sécurisé permettant de préserver la confidentialité des données traitées.

Les tarifs sont généralement fixés à la minute retranscrite en texte. Ils augmentent en fonction de la qualité de l’enregistrement et du nombre d’intervenants sur l’enregistrement.

Cette activité demande votre vigilance, de la rigueur, de la confidentialité et une bonne connaissance de l’orthographe. Vous aurez besoin d’une bonne résistance physique, notamment lorsqu’il s’agira de retranscrire des bandes audio très longues dans de courts délais.

Facilitez-vous la tâche avec un matériel de qualité, surtout si ces missions sont récurrentes. Prévoyez donc un bon casque, un bon fauteuil, un logiciel de retranscription adapté. Pour les bandes difficiles à relire, munissez-vous d’un outil capable de supprimer les bruits parasites.

5. La permanence téléphonique

Toujours par téléphone, il ne s’agit plus de prospecter, mais d’assurer un accueil téléphonique pour le compte du client. Dans le cadre de cette mission, vous répondez au nom du client, vous prenez des messages, effectuez des appels et des transferts d’appels, vous fixez des rendez-vous…

Pour se lancer, il vous faut adhérer à un centre d’appels. Il en existe plusieurs sur le marché. Nous travaillons avec Serenovia. Aussi, vous passerez beaucoup de temps assise. Mettez une importance capitale dans le choix de vos outils de travail (casque, fauteuil, bureau réglable…).

C’est une activité facile à démarrer mais qui vous laissera peu de temps pour d’autres activités. Elle demande une grande disponibilité, de la concentration, beaucoup de patience et de courtoisie.

Les tarifs sont fixés à l’heure, à l’appel ou au forfait. Le plus courant reste la facturation à l’appel. Le prix par appel entrant ou sortant habituellement pratiqué se situe entre 0,5 € et 2 €. Le tarif variera en fonction de l’étendue de la mission : un accueil téléphonique simple ou un accueil augmenté de tâches administratives. Vous pourrez réaliser cette prestation en sous-traitance, mais dans ce cas, la rémunération est généralement très faible (0,50 €).

Plusieurs consœurs se sont spécialisées dans la permanence téléphonique. Échangez avec elles vous sera profitable.

ENM Secrétariat Conseils, notre service d'accueil téléphonique et de gestion d'agenda

Pour conclure, nous rappelons que cette liste n’est pas exhaustive. Restez à l’écoute de votre client pour pouvoir l’aider au mieux.

En vous positionnant volontairement comme étant au service de sa réussite, vous pourrez trouver les solutions adaptées à ses besoins. N’hésitez pas, en toute transparence avec le client, à faire appel à de la sous-traitance lorsque le besoin est là.

En ce qui concerne les tarifs, n’hésitez pas à benchmarker, c’est-à-dire, à comparer vos offres à celles de vos consœurs et à les confronter au marché. Inspirez-vous de ce qui se fait ou innovez. N’oubliez pas, c’est vous le Boss !

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