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Déléguer. pourquoi, quand, quoi, comment ?

20/01/2024 | 0 commentaires

Les TPE/PME (très petites/petites et moyennes entreprises) disposent en général de peu de moyens financiers, en personnel et en compétences pour faire évoluer leur chiffre d’affaires. Elles doivent cependant assumer les mêmes obligations que les grandes entreprises. Face à cette difficulté, il existe une solution : déléguer. Pour aider les TPE/PME à se positionner nous répondons aux questions du pourquoi, quand, quoi et comment.

TPE/PME Privilégiez votre coeur de métier. Déléguez.

Pourquoi déléguer ?

Avant de faire le choix de déléguer, il faut comprendre pourquoi c’est important pour son business. 3 arguments militent en faveur de la délégation. Il s’agit du manque de personnel, du manque de temps et du manque de compétences. Si vous vous retrouvez dans une de ces situations, alors il est temps d’y penser sérieusement.

Le manque de personnel

Si les micro-entreprises représentent 96 % des entreprises du secteur marchand non agricole et non financier en France, on sait que plus de la moitié des TPE n’emploie aucun salarié.

Le besoin de recruter peut vite se faire sentir sans que les conditions ne soient forcément réunies. Résignés, les chefs d’entreprise se retrouvent souvent seuls à la manœuvre à la fois pour le fonctionnement de leur entreprise et à la production de biens ou services.

Dans ce cas, déléguer peut être une solution même ponctuelle, le temps par exemple d’avoir une meilleure visibilité financière, de plus grands locaux, un espace pour accueillir le salarié…

Le manque de temps

Dans cette circonstance d’insuffisance de personnel, découlera pour le chef d’entreprise, l’obligation d’avoir à faire des choix journaliers quant aux actions à réaliser. Cela nécessitera, de sa part, une capacité d’organisation sans failles. Sans cela, il court le risque de négliger certaines tâches ou d’accumuler du retard avec des risques non négligeables sur son business mais aussi sa santé.

À partir du moment où le retard s’accumule, les devis ne sont pas envoyés en temps et heure, les relances ne sont pas faites ou encore que vous cumulez une fatigue qui met en danger votre intégrité physique et mentale, il faut revoir votre organisation.

Le manque de compétences

Un chef d’entreprise aussi brillant soit-il, est rarement qualifié dans tous les domaines permettant de faire fonctionner son business. Il peut exceller dans son coeur de métier mais avoir de grosses lacunes en comptabilité, gestion administrative, communication, prospection…

Le manque de compétences est souvent l’argument devant lequel on cède le moins facilement. Et souvent, parce qu’on s’y est cassé quelques dents. Il est par exemple humain de vouloir réaliser son site internet dans le but d’économiser le coût d’un Webmaster avant de se rendre compte que créer des sites internet, c’est un métier ! Je parle en connaissance de cause….

Avant de gaspiller cette précieuse ressource qu’est le temps (et donc l’argent), demandez-vous d’abord si vous n’êtes pas attendu ailleurs.

TPE/PME, déléguez vos services à un cabinet indépendant d'assistance administrative.

Déléguer oui. Mais quand ?

Il faut être à l’écoute de son business et de soi pour savoir quand déléguer. Ne laissez pas s’accumuler les difficultés pour y penser.

La meilleure façon de faire est de se poser et d’analyser son organisation, de faire le point sur les événements passés mais aussi à venir. Est-ce que vous avez l’impression de courir du matin au soir pour un résultat qui n’est pas à la hauteur de vos attentes ou de celles de vos clients ? Êtes-vous prêt à faire face à ce surcroit d’activités qui arrive ?

Posez-vous des questions et demandez-vous si le moment n’est pas venu de demander de l’aide.

Vous pourriez déléguer pour faire face à un changement dans votre entreprise ou une augmentation temporaire d’activité. Pour vous permettre de prospecter et réseauter. Pour améliorer l’expérience client et vous démarquer… En gros, oeuvrer au développement de l’entreprise plutôt qu’à son fonctionnement.

Vous pourriez déléguer certaines de vos activités pour profiter de quelques jours de vacances. Il ne s’agit pas de confier la gestion de l’entreprise à quelqu’un d’autre, il s’agit tout simplement de s’assurer de la continuité du fonctionnement de l’entreprise, malgré votre absence. Il s’agit aussi de s’offrir les moyens de se relaxer véritablement, de se ressourcer puisque quelqu’un se charge par exemple de prendre vos rendez-vous.

La question de savoir quand déléguer est au fond, propre à chacun, mais il importe de noter que la délégation est un moyen comme un autre de gérer son entreprise et de travailler à son développement.

Vous savez pourquoi et quand déléguer. Répondons à la question : déléguer quoi ?

Qu’est-ce que je peux déléguer (quoi)

Dès lors que vous en avez les moyens financiers ou que l’investissement servira les intérêts de l’entreprise, faites appel à une entreprise indépendante qui saura répondre à vos attentes.

Certaines activités sont plus couramment que d’autres confiées à une entreprise indépendante.

Pour vous donner une idée, voici une liste non exhaustive de services que notre entreprise ENM Secrétariat Conseils exécute en faveur de diverses entreprises :

  • Le secrétariat administratif et commercial
  • La permanence téléphonique ;
  • La réponse aux appels d’offres ;
  • L’obtention d’une qualification de type RGE Qualibat
  • La retranscription d’audios en texte ;
  • L’administration des ventes d’un e-commerce ;
  • Le service après vente ;
  • La pré-comptabilité ou la saisie comptable sur des logiciels spécifiques ;
  • La gestion des impayés ;
  • La gestion de réseaux sociaux ;
  • Assurer un secrétariat physique (nous travaillons essentiellement à distance) ;
  • La téléprospection…

La liste peut être longue. Il s’agit pour nous d’être à l’écoute de vos besoins et de travailler à les satisfaire. N’hésitez pas à nous solliciter pour en discuter !

ENM Secrétariat-Conseils se positionne comme étant au service du développement de l’entreprise partenaire, ce qui nous permet de répondre à la dernière question. Comment déléguer.

Comment déléguer ?

En ce domaine, vous avez le choix entre la délégation hiérarchique et la délégation horizontale.

La délégation hiérarchique est le fait pour vous de déléguer certaines tâches à un personnel placé sous votre autorité. La délégation horizontale vous permet de déléguer certaines de vos activités à une entreprise indépendante comme ENM Secrétariat-Conseils.

Il vous sera toujours possible de cumuler la délégation hiérarchique et la délégation horizontale.

Lorsque que l’on fait appel à un prestataire externe des précautions seront nécessaires. Il s’agira de :

  • Veiller à ce que l’entreprise délégataire ait une bonne connaissance de votre entreprise et de votre besoin ;
  • Souscrire au départ des contrats couts et sans engagement ou à l’unité, ce qui vous laissera le temps d’apprécier les compétences et les savoir-faire de l’entreprise délégataire, son sérieux et son implication dans le développement de votre business.
  • Mettre en place des points d’étape pour éviter les ratés voire les dérapages.

Dans la pratique, c’est comme pour tout. Etudiez l’offre, demandez des devis, rencontrez votre future prestataire, négociez « une période d’essai »…

À la question posée, déléguer pourquoi, quand, quoi et comment, nous espérons avoir apporté des éléments de réponses. Notre objectif est de vous conseiller et vous aider à considérer l’externalisation comme un outil au service du développement de votre entreprise.

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