Formaliser vos procédures d’entreprise, ça vous parait chronophage et inutile ? Nous allons vous faire changer d’avis ! En effet, décrire ses méthodes de travail comporte de nombreux avantages : une meilleure organisation d’équipe, une plus grande productivité, une image plus qualitative et rassurante auprès de vos clients, etc. Voici 5 bonnes raisons de vous lancer dans l’indexation de vos process !
Structurer son entreprise avec des procédés identifiés
Mettre en place des process et formaliser les procédures de son entreprise permet en tout premier lieu de structurer son fonctionnement interne.
Il s’agit d’identifier, pour chaque tâche :
- qui s’en charge et quelles interactions sont nécessaires ;
- comment elle est réalisée ;
- l’intérêt de cette action ;
- la fréquence et les délais de la démarche ;
- etc.
Ainsi, les rôles et responsabilités de chaque collaborateur sont clarifiés. L’entreprise évite des incompréhensions et des conflits entre les membres de l’équipe ou entre différents services.
Organiser la transmission des savoir-faire au sein de son équipe
Au-delà d’une meilleure transparence, décrire les process appliqués par chaque collaborateur aide la transmission des savoirs et des méthodes de travail.
Ces procédures écrites auront toute utilité lors de l’arrivée d’un nouveau collaborateur, du départ d’un salarié ou même, en cas d’absence imprévue.
Certaines tâches courantes doivent être assurées en continu. Si le seul membre de l’équipe qui s’en charge se retrouve en arrêt maladie sans pouvoir transmettre des consignes, avoir accès à sa méthodologie aidera l’équipe à prendre le relais.
Par exemple, si vous devez déposer une facture sur Chorus en urgence, en l’absence de votre assistant administratif, il sera plus rassurant et rapide d’accéder à son process que de vous renseigner sur Internet.
De plus, le départ définitif d’un salarié entraîne souvent une perte de savoir-faire au sein d’une organisation. Formaliser les procédures de son entreprise est un bon moyen de pallier cette problématique. En impliquant l’équipe dans cette démarche, les connaissances et les pratiques seront mieux conservées.
Les prises de poste seront, elles aussi, facilitées puisque le nouvel arrivant aura accès à des ressources écrites et à des process clairement définis.
Formaliser les procédures de son entreprise pour déléguer plus sereinement
Comme pour les embauches, la présence de procédures facilitera l’externalisation de certaines missions de l’entreprise.
De son côté, le prestataire pourra rapidement comprendre le fonctionnement de l’entreprise et sa façon de travailler. Il se basera sur une méthodologie précise et l’appliquera comme s’il travaillait au sein de l’entreprise. En cas de doute, il se réfèrera aussi à ces ressources.
Pour l’entreprise, mettre à disposition ces procédures sera rassurant et gage d’homogénéité entre la vision en interne et les pratiques déléguées en externe. Ces écrits servant de consigne, ils constituent un support objectif qui donne moins lieu à interprétation que lors d’échanges informels.
De plus, cette transmission représente un gain de temps dans les interactions et une prise en main rapide des nouvelles missions par le prestataire.
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Garantir l’homogénéité des pratiques et une qualité constante aux clients
Quand votre équipe grandit, les collaborateurs investis d’une même mission peuvent la réaliser différemment.
Ces divergences risquent de créer de la confusion dans le travail d’équipe, mais aussi de renvoyer une mauvaise image à vos clients. Ces derniers pourront s’étonner d’être traités différemment des autres ou de ne pas passer par la même démarche d’une fois sur l’autre.
Qui ne s’est jamais offusqué qu’une administration lui demande des tas de justificatifs, quand ce n’est pas le cas pour son voisin qui est dans la même situation ?!
Pour une entreprise, c’est pareil ! Vos clients peuvent y voir un manque de sérieux ou de fiabilité et même développer une méfiance à votre égard.
Pour éviter cela, formaliser ses procédures est tout à fait pertinent. Vous demandez ainsi à vos collaborateurs d’appliquer un fonctionnement précis et homogène. Par conséquent, vous garantissez un certain niveau de savoir-faire et de qualité dans vos produits ou services.
Enfin, vous favoriserez la confiance, tant en interne, qu’en externe, avec vos clients et vos partenaires.
Gagner du temps et automatiser des tâches redondantes
Enfin, formaliser les procédures de votre entreprise contribue à un aspect non négligeable : gagner en productivité !
Eh oui, en appliquant des process clairs et structurés, vos équipes seront plus rapides. Terminé les méthodologies floues ou les doublons dans la réalisation de tâches !
Chacun sait ce qu’il a à faire et comment le réaliser au mieux.
Plus besoin non plus de répéter (mal) les mêmes consignes. Chacun peut consulter à volonté les procédures sans déranger ses collègues. Elles constituent le socle de l’organisation et évitent les pertes d’information ou les oublis.
De plus, en formalisant vos procédés, vous pourrez identifier d’éventuelles tâches redondantes à optimiser ou à automatiser.
➡️ Ces arguments vous ont-il convaincus de formaliser vos procédures d’entreprise ? Normalement oui ! Pas de panique, si vos process sont encore informels, nous pouvons vous accompagner dans la description, la rédaction et la diffusion de vos process au sein de votre entreprise. Contactez-nous dès maintenant pour établir un devis !
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