Gagner en productivité, c’est un sujet qui nous questionne tous ! À notre époque, tout va vite et nous sommes sollicités en permanence… Alors, comment garder le cap et optimiser son temps ? Comment éviter de gaspiller son énergie au mauvais endroit ? Voici nos 10 astuces pour rendre votre entreprise et votre équipe plus efficaces !
1. Mieux gérer son temps grâce à la matrice d’Eisenhower
En étant à la tête d’une entreprise, vous devez non seulement organiser votre temps, mais aussi celui de votre équipe. Pour le faire de la manière la plus efficiente, la matrice d’Eisenhower est votre alliée. Alors, à vos crayons : placez dans cette matrice les différentes missions selon :
- leur niveau d’urgence ;
- leur degré d’importance.
Crédit image : 7 jours santé
Vous pourrez ainsi identifier les tâches à prendre en charge, à planifier, à délaisser ou à déléguer.
2. Externaliser les tâches à faible valeur ajoutée
Parmi les missions que la matrice d’Eisenhower vous suggère de déléguer, 2 solutions se présentent à vous. Vous pouvez déléguer en interne ou externaliser. Certaines tâches récurrentes prennent beaucoup de temps sans pour autant nécessiter votre intervention ni celle de vos talents.
Dédier votre équipe à des tâches à forte valeur ajoutée est plus rentable. Certaines missions comme l’accueil téléphonique ou des démarches administratives peuvent être confiées à des prestataires spécialisés qui suivront vos consignes. Plus besoin d’embaucher du personnel à temps partiel ni de surcharger des collaborateurs avec des actions qui n’impliquent pas leur savoir-faire.
📌ENM Secrétariat-Conseils accompagne des entreprises depuis 2018 dans leurs tâches administratives et commerciales. Notre article “20 Missions d’Assistante Virtuelle utiles pour les TPE/PME” vous donne un aperçu des démarches que vous pouvez nous attribuer !
3. Optimiser les réunions d’équipe et les appels téléphoniques
La réunionite aiguë, vous connaissez ?! Si les réunions sont utiles pour organiser et communiquer avec son équipe, surveillez le temps qu’elles occupent !
Pour limiter vos rencontres et les rendre plus productives, prévoyez un ordre du jour et communiquez-le à l’équipe. De cette façon, vous regrouperez les échanges et permettrez à chacun d’avancer suite aux décisions prises collectivement.
De la même façon, les appels téléphoniques peuvent se révéler chronophages. Réglez les questions courantes par écrit (mail, messagerie, etc.) ou grâce à un outil de travail collaboratif (logiciel de gestion de projet, gestion électronique des documents, etc.). Chacun pourra ainsi avancer de son côté et gagner du temps.
4. Suivre le temps passé sur chaque tâche pour gagner en productivité
Souvent, on cherche à gagner en productivité… sans même s’être demandé où file notre énergie ! Pour une organisation fructueuse, commencez par faire un bilan de vos actions actuelles !
De nombreux outils vous permettent de suivre le temps accordé à chaque projet ou type de tâche (Toggl, Clockify, etc.). Vous pouvez utiliser ces applications à titre personnel ou impliquer toute votre équipe dans cette démarche de gestion du temps.
Vous serez sûrement surpris des tâches qui se révèlent les plus chronophages et du temps réel qui leur est accordé. À partir de ces données, vous aurez les idées plus claires sur ce qui freine votre entreprise au quotidien.
5. Automatiser les tâches qui peuvent l’être
Un certain nombre d’actions répétitives du quotidien peuvent être automatisées. Elles paraissent négligeables et, pourtant, prennent une partie du temps de votre équipe qui pourrait être utilisé à meilleur escient.
L’étape précédente de suivi du temps passé peut vous aider à mettre en évidence ces routines. Ensuite, il s’agit de chercher les outils et logiciels qui pourraient réaliser ces tâches de façon plus fluide.
Par exemple, au lieu de saisir manuellement les informations d’un nouveau client, il est possible de mettre en place un formulaire en ligne que le client complètera. Ainsi, votre base de données sera alimentée automatiquement.
6. Mettre en place des process de travail clairs et homogènes
Au-delà de l’automatisation, formaliser les procédures de travail peut aussi faire gagner en productivité votre entreprise.
Avoir une démarche écrite sur la façon de procéder permet à toute l’équipe de travailler de façon homogène. De même, mettre à leur disposition des modèles de documents leur fera gagner un temps précieux.
Par exemple, au lieu de devoir créer un courrier de A à Z, vos collaborateurs pourront utiliser un modèle commun de lettre, prérempli et déjà mis en forme selon la charte graphique de l’entreprise.
Ces process et modèles vous seront aussi utiles lorsque vous déléguerez vos tâches à un prestataire externe, qui pourra facilement suivre vos consignes, sans avoir besoin de tout expliquer.
7. Répartir clairement les missions au sein de son équipe
Pour gagner en productivité, une communication transparente et structurée est de mise ! Plus vos collaborateurs auront un objectif clair, une répartition des tâches précise et la deadline correspondante, plus ils pourront avancer efficacement dans leurs missions.
Votre équipe doit pouvoir accéder facilement aux informations et ressources nécessaires à leur travail. Le rôle de chacun doit être compris et limpide afin d’éviter les doublons de tâches ou les doutes quant à la légitimité de chacun. La motivation n’en sera que renforcée et, ça aussi, ce sera un bon moteur pour avancer plus vite.
8. Attribuer des créneaux fixes aux tâches principales
Que ce soit sur votre agenda personnel ou pour votre équipe, pensez à prévoir des créneaux fixes pour les tâches récurrentes.
Par exemple, savoir que la réunion d’équipe a lieu tous les lundis matin permet à chacun de mieux s’organiser et de se préparer pour la suivante.
Vous pouvez aussi planifier la prospection tous les vendredis après-midi, la réflexion stratégique les vendredis matin ou encore décider de répondre à vos mails en fin de matinée et en fin de journée.
Avoir un rythme défini vous évitera d’oublier des tâches, de procrastiner ou encore de perdre du temps entre deux actions.
📌 Pour aller plus loin, découvrez nos conseils pour mieux gérer votre boîte mail professionnelle.
9. Regrouper ses actions par catégories
Toujours pour gagner en productivité au quotidien, recourez au batching ! Batcher consiste à regrouper ses tâches de même nature sur un créneau commun.
Par exemple, une organisation classique prévoirait 2 h pour réfléchir à une idée de post LinkedIn, le rédiger, créer un visuel pour l’illustrer et le publier. Puis, vous recommencerez toutes ces étapes pour votre prochaine publication.
Une organisation en batching implique de consacrer un créneau de 2 h pour la recherche de plusieurs idées de post. Ensuite, vous rédigerez tous ces posts en une seule fois sur un autre créneau. Puis vous créerez les visuels à la chaîne dans un troisième temps. Enfin, vous programmerez en une fois tous ces posts.
Il est prouvé que le batching fait gagner en productivité : notre cerveau est focalisé sur un certain type d’action et est plus efficace que lorsqu’il doit s’adapter à des tâches différentes sur un même laps de temps.
10. Être proactif dans ses réponses pour plus d’efficacité dans les échanges
En tant que dirigeant d’entreprise, vous êtes très sollicité, tant en interne qu’en externe. Pour gagner en productivité dans vos échanges, cherchez à être proactif dans vos réponses. Il s’agit d’anticiper les futurs messages et d’alléger les interactions.
Par exemple, pour fixer un rendez-vous, au lieu d’avoir plusieurs échanges par mail avec votre interlocuteur, dirigez-le vers la personne qui gère votre agenda ou envoyez-lui un lien vers votre agenda en ligne, où ce dernier pourra lui-même réserver un créneau.
➡️ Ces 10 pistes pour gagner en productivité vous ont-elles aidés ? Pour aller plus loin et bénéficier d’un avis extérieur, contactez-nous ! Nous identifierons avec vous les tâches sur lesquelles nous pouvons vous soulager.
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