Tutoriel simple pour déposer ses factures sur le portail Chorus Pro

Comment déposer une facture sur Chorus ? Aujourd’hui, le portail de services Chorus pro est incontournable pour facturer ses clients du secteur public. Voici les étapes à suivre pour transmettre facilement ses factures en ligne, de façon ponctuelle ou par lot de documents !

Préparer une facture conforme avant son dépôt en ligne

Lorsque vous déposez une facture sur le portail Chorus pro, ce portail tente de détecter les informations qu’elle contient. Pour que cette analyse soit efficace et rapide, veillez à respecter les critères suivants : 

• D’abord, créer la facture sur informatique (pas d’écriture manuelle, pas de document scanné).
• Mettre la facture au format pdf.
• Utiliser des désignations claires : indiquer “SIRET client”, “SIRET destinataire”, “ministère”, “commande” avant chaque donnée correspondante (consulter la liste de mots-clés reconnus par Chorus peut aider).
• Chorus Pro n’effectue aucun calcul : s’il y a plusieurs taux de TVA, une ligne “total TVA” est nécessaire. 
• Le document pdf ne doit contenir que la facture (ne pas y inclure le bon de commande par exemple).
• Seulement 3 pages du document seront analysées par Chorus : la première, la dernière et, si besoin, l’avant-dernière. 
• Insérer des espaces entre les mots et les cadres et entre les chiffres et les devises. 
• Éviter les effets (gras, surligné, etc.) et privilégier l’écriture noire sur fond blanc.

Exemple de mise en page appropriée ou non (source : communaute.chorus-pro.gouv.fr) : 

✅ C’est tout bon ? Alors c’est parti pour déposer votre facture sur Chorus pro !

Déposer une facture sur Chorus

Voici les différentes étapes à suivre pour déposer vos factures sur Chorus pro : 

1. Rendez-vous sur le site officiel : https://portail.chorus-pro.gouv.fr/. 

2. Identifiez-vous en cliquant sur “Se connecter”. 

3. Cliquez sur “Facturation” puis “Factures émises”.

4. Choisissez ensuite “Déposer facture”.

5. Importez votre facture au format pdf.

6. Sélectionnez le contexte correspondant à votre dépôt de facture. Il précise votre profil et le type de document transmis. 

7. Chorus Pro identifie alors les données qu’il détecte. Plus votre document respectera les critères énoncés au début de cet article, moins vous aurez de modifications à apporter. Par conséquent, vérifiez l’exactitude des données et corrigez-les ou complétez-les si nécessaire :
   1. Identification : numéro et date de la facture.
   2. Destinataire : structure publique à laquelle vous adressez la facture.
   3. Fournisseur : SIRET de l’entreprise qui émet la facture.
   4. Références : s’il est obligatoire pour votre client public, renseignez notamment le numéro d’engagement.

8. Tout est bon pour vous ? Il est temps de cliquer sur “Valider et envoyer”.

9. Une dernière vérification vous est demandée. Cliquez ensuite sur “Confirmer et envoyer”.

10. Enfin, un récapitulatif de dépôt vous confirme que la facture a bien été transmise.

Nota : Si vous quittez le formulaire avant d’avoir enregistré ou envoyé la facture, vous pourrez le retrouver dans l’onglet Synthèse avec un numéro « Provisoire ».

Vous pourrez alors reprendre la démarche (ou la supprimer en cliquant sur “Annuler”).

📌 Ce tutoriel vous plaît ? Découvrez aussi notre guide pour TPE-PME détaillant “Comment répondre à un appel d’offres ?”. 

Déposer un lot de factures sur Chorus pro

Si vous avez plusieurs factures à transmettre à une même structure publique, vous pouvez déposer un lot de facture sur Chorus pour gagner du temps. 

Pour ce faire, il faudra générer les documents sous un de ces formats : 

• PDF/A-3 (Factur-X) ; 
• XML structuré (E1) ; 
• XML mixte (E2). 

Ces formats ne vous disent rien ? Pas de panique ! Ils correspondent aux nouveaux standards qui se glisseront dans nos quotidiens avec l’arrivée de la facture électronique. 

⏸️ Si vous ne les utilisez pas encore, ça ne saurait tarder ! En attendant, n’hésitez pas à consulter notre article “Dématérialisation et Facture Électronique : faisons le point !”. 

▶️ Si vous y êtes déjà, voici donc la méthode pour déposer votre lot de factures sur Chorus pro : 

1. Avant d’effectuer le dépôt, assurez-vous que vos factures soient générées dans un des formats cités ci-dessus. 

2. Il s’agit ensuite de regrouper votre lot de factures dans un fichier compressé (format zip par exemple). 

Pour créer votre lot de factures au format zip : 

• Assurez-vous de disposer d’un outil de compression de fichiers comme 7-Zip (ce dernier est gratuit). 
• Sélectionnez les factures concernées.
• Faites un clic-droit.
• Puis choisissez “Ajouter à l’archive”.

• Choisissez un nom pour ce lot de factures et sélectionnez le format “zip”. Puis validez avec “Ok”.

Nota : la taille maximale acceptée par Chorus pour un lot de factures est de 30 Mo.

3. Vos lots de factures sont au bon format et organisés par fichiers zip ? Bien ! Rendez-vous alors sur le site https://portail.chorus-pro.gouv.fr/ et connectez-vous.
4. Comme pour le dépôt d’une facture seule sur Chorus pro, cliquez sur “Facturation”, sélectionnez “Factures émises” puis “Déposer facture”.

5. Déposez une facture au format PDF/A-3 (Factur-X), XML structuré (E1) ou bien XML mixte (E2). 

6. Chorus vous demande alors de renseigner plusieurs champs : 

Veillez à bien choisir la syntaxe de la liste qui correspond à celle de votre document. Voici les différentes syntaxes proposées : 

Pour le format PDF/A-3 (Factur-X) :

• CII FACTURX ;
• CII FACTURX FE.

Pour le format XML mixte :

• UBL INVOICE Min ;
• PES FACTURE Min ;
• CPP FACTURE Min ;
• CII Min 16B ;
• UBL INVOICE FE ;
• CII 22B FE.

Enfin pour le format XML structuré :

• UBL INVOICE ;
• PES Facture ;
• CII 16B ;
• UBL INVOICE FE ;
• CII 22B FE.

7. Cliquez ensuite sur “Continuer”.

8. Un contrôle est alors effectué par Chorus pour vérifier que le lot de factures soit conforme (format) et sain (sans virus). Si c’est le cas, il est ensuite enregistré dans le portail de services Chorus Pro. Ainsi, une fenêtre de confirmation s’affiche et indique le numéro attribué au lot.

9. Les factures transmises dans le lot seront alors traitées. Celles qui sont conformes seront créées dans Chorus et consultables depuis la rubrique « Factures émises ». Celles qui sont jugées non conformes ne seront pas créées. Un compte-rendu vous fournira des informations sur les anomalies rencontrées dans “Raccordements” puis « Suivi des flux ». Après correction, ces factures pourront être à nouveau déposées.

📌 Vous savez maintenant comment déposer une facture sur chorus pro mais souhaitez gagner du temps ? Faites appel à ENM Secrétariat-Conseils ! Nous vous accompagnons dans votre facturation grâce à notre expertise en la matière et à notre expérience auprès des TPE-PME depuis 2018. Contactez-nous pour établir un devis correspondant à vos besoins !

Crédit images : communaute.chorus-pro.gouv.fr