Avez-vous adopté la dématérialisation au sein de votre entreprise ? Une question légitime dans un monde où les données numériques prennent le pas sur les éléments matériels.
Plus qu’une simple technique consistant à transformer le papier en document virtuel, la dématérialisation est une tendance qui devient même obligatoire si l’on parle de facturation ! Et si les administrations de l’État exigent déjà une dématérialisation partielle des entreprises, c’est parce que les avantages de ce procédé vont bien au-delà d’une considération légale.
On vous éclaire aujourd’hui sur le concept de dématérialisation et ses nombreux bénéfices pour les TPE et les PME.
Qu’est-ce que la dématérialisation ?
La dématérialisation est un terme économique qui décrit une tendance à la mise en œuvre de processus numériques et digitalisés à la place de procédés imprimés. En termes plus généraux, la dématérialisation indique le passage au tout numérique et la suppression progressive des supports matériels.
Ce phénomène se traduit par l’utilisation de logiciels centralisés qui permettent de gérer toutes les données de l’entreprise : des ressources humaines à la gestion des stocks, en passant par la comptabilité, l’administratif, la bureautique, l’archivage…
Les moyens de stockage et de partage de documents subissent eux aussi la dématérialisation en entreprise. Avec des technologies comme le Cloud, les fichiers de toute nature peuvent être stockés de manière virtuelle dans un environnement sécurisé, aux accès limités.
Au sein des petites et moyennes entreprises, la dématérialisation s’imbrique dans une démarche de simplification d’accès aux données. L’objectif est de gagner en productivité et de réduire ses coûts matériels.
Pourtant, malgré les nombreux avantages de la dématérialisation pour les PME, ces dernières sont encore timides quand il s’agit de l’adopter pleinement.
L’accélération de la dématérialisation des TPE et PME
Le Baromètre France Num qui évalue la perception du numérique par les TPE et PME de moins de 10 salariés montre qu’en 2022, la numérisation de ses entreprises tend à s’accélérer.
85 % de ces entreprises ont un outil de gestion, généralement pour la gestion comptable (73 %) et la facturation (70 %). Les outils collaboratifs, généralement une messagerie instantanée, stagnent à 69 % comparé à 2021.
Si certaines TPE et PME hésitent encore à adopter la dématérialisation, c’est souvent à cause de l’investissement nécessaire. Elles sont 41 % à consacrer plus de 1000 € au numérique et environ 15 % à allouer des montants au-delà de 5000 €.
81 % des TPE et PME ont une bonne perception des avantages et bénéfices apportés par la digitalisation. Toutefois, elles ne sont pas nombreuses à savoir vers qui se tourner pour les aider. Connaissez-vous France Num ? À peine 23 % des entreprises sondées connaissent cette plateforme. Un portail mis en place par la Direction Générale des Entreprises pour aider les entreprises françaises à réussir leur transformation numérique.
En fonction de vos objectifs de digitalisation, France Num vous met en relation avec des organismes référencés « Activateur France Num » comme ENM Secrétariat-Conseils. Les activateurs sont des experts du numérique spécialisés dans l’accompagnement des TPE et PME.
Pourquoi est-ce si important la dématérialisation ?
Mais alors, pourquoi mettre autant de moyens pour accompagner les entreprises ? Productivité, réduction des coûts, écologie… Il est temps de parler des points positifs de la dématérialisation !
Des enjeux contemporains et environnementaux
Souvenez-vous. Mars 2020, la France est secouée par sa première vague de confinement. Pour beaucoup d’entreprises, ce fut le début d’une période d’adaptation. Les entreprises qui ont su tirer leur épingle du jeu sont celles qui avaient entamé ou terminé leur processus de digitalisation. Grâce à la dématérialisation, elles ont pu mettre en place une continuité de service, notamment avec la mise en place du télétravail et garder une forte réactivité.
Passer à l’immatériel permet également de préserver l’environnement. Une entreprise qui utilise moins de matériaux (papier, encre, classeur…) pollue moins et engendre moins de déchets. La dématérialisation de votre entreprise peut être valorisée à travers votre politique RSE. En effet, elle permet de réduire son empreinte carbone jusqu’à 60 % et par conséquent, de réduire son impact sur l’environnement.
De plus, vous faites des économies non négligeables puisque vous réduisez vos achats en énergie, logistique et en fourniture de bureautique.
Des économies et un gain de productivité
En matière de productivité, il est plus rapide d’envoyer un email avec une pièce jointe que de rédiger une lettre, imprimer un document, le mettre sous enveloppe, écrire l’adresse (voire la rechercher en amont)… N’est-ce pas ? Les salariés peuvent effectuer plus de tâches dans la journée et optimisent leur productivité.
Il en va de même pour la recherche d’un fichier spécifique. Dans le cloud ou une GED (gestionnaire électronique de documents), taper une requête vous permet d’accéder en quelques secondes à un document. Si celui-ci est archivé dans des cartons ou des classeurs, la recherche peut être longue et fastidieuse. C’est aussi une solution efficace pour mettre en place des espaces partagés de collaboration, si plusieurs personnes interviennent dans un projet par exemple.
Même si cette solution demande un investissement en amont, c’est un levier qui permettra in fine de réduire vos charges.
Un moyen de sécurisation des données
Si la sécurité des données est un sujet qui défraie souvent l’actualité, ce n’est pas un hasard. Les particuliers, comme les entreprises, sont sensibles à la sécurisation de leurs documents.
Les TPE et les PME conservent des brevets, des fichiers stratégiques et autres données à caractère confidentiel, qui ne doivent pas tomber entre toutes les mains. La confidentialité fait d’ailleurs partie des freins à l’adoption d’une solution de dématérialisation.
Les systèmes de réseau et logiciels d’infrastructure cloud proposés présentent des niveaux de sécurité exigeants. En plus de proposer des pare-feu et protection contre les cyberattaques, ces solutions diminuent le risque de suppression accidentelle. Elles permettent également d’éviter toutes modifications ou altérations de fichiers.
Quid du passage obligatoire à la facture électronique ?
Petit récapitulatif pour ceux qui sont passés à côté ! La facturation numérique sera bientôt obligatoire pour toutes les entreprises redevables ou non de la TVA. Selon le nouveau calendrier de la loi finance pour 2024, ce passage sera obligatoire :
- 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire.
- 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises et les micro-entreprises
Mais alors, j’ai le temps n’est-ce pas ? Non ! Parce que premièrement, je rappelle qu’il s’agit d’un report. Deuxièmement, dans notre quotidien chargé d’entrepreneur, il vaut mieux y penser maintenant pour ne pas se retrouver dos au mur.
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Pour comprendre ce qui change, il faut comprendre ce qu’est une facture électronique. La facture électronique ou e-invoicing, est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée. Cette facture doit être émise sous un format particulier appelé UBL, CII ou Factur-X. Ce sont en réalité des « PDF » complétés de données sous forme structurée, on parle de socle minimum. C’est ce qui permettra de différencier une facture électronique de factures papier, scannées, photos ou PDF basique.
Comment se mettre à la facture électronique ?
Quand vous établirez une facture, il faudra tout d’abord l’enregistrer dans un format accepté (UBL, CII ou Factur-X). Si vous avez déjà un logiciel de facturation, ça devrait se faire automatiquement. À condition toutefois qu’il se mette en conformité et propose au moins un format obligatoire. Je vous conseille de questionner votre prestataire afin d’éviter toute surprise le moment venu ! Si vous passez par un autre format comme le PDF, vous devrez le transformer sous un format accepté (UBL, CII ou Factur-X). Comment ? Je n’ai pas encore la réponse mais il y a fort à parier que des plateformes de conversion les proposent.
Ensuite, au lieu de l’envoyer directement à votre au client, il faudra faire transiter cette facture par un portail agréé. Il en existe 2 types. Le Portail Public de Facturation (appelé PPF ou Chorus Pro) et la Plateforme de Dématérialisation Privée (PDP). A noter, la PDP est généralement le logiciel de facturation. Pour être reconnue en tant que PDP, il faut que la plateforme ait été enregistrée au niveau de l’administration fiscale.
Pour résumer, la PDP ou Chorus Pro aura la charge de transmettre :
- votre facture à votre client (e-invoicing)
- les données relatives à cette facturation à l’administration fiscale. (e-reporting).
En conclusion
La dématérialisation est un processus de simplification qui présente de nombreux avantages pour votre entreprise. Gain de temps, de productivité et de sécurité, de nombreux avantages sont à la clé ! Avec l’entrée en vigueur de la facture électronique, les TPE et les PME devront accélérer leur processus de dématérialisation. Se faire accompagner par une entreprise comme ENM Secrétariat-Conseils peut vous aider à aborder sereinement cette phase importante pour votre modernisation, mais aussi pour votre compétitivité. Contactez-nous !
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