Répondre à des appels d’offres publics ou privés constitue une excellente piste pour augmenter son chiffre d’affaires en tant que TPE ou PME. C’est un bon moyen aussi de décrocher des marchés sur le long terme (accords-cadres) et d’avoir une meilleure visibilité sur sa trésorerie. Ceci dit, la conquête de ces projets ressemble à une route administrative sinueuse lorsque l’on découvre cet univers. Voici notre guide pratique pour comprendre comment répondre à un appel d’offres en 7 étapes !
1. Assurer une veille des marchés publics et des appels d’offres privés
Première étape pour répondre à un appel d’offres : savoir lesquels existent. C’est parti pour une veille quotidienne !
Choisir les plateformes dédiées aux appels d’offres
Il existe de nombreux sites web où les acheteurs publics et privés peuvent publier leurs appels d’offres.
Pour les marchés publics, les plateformes institutionnelles sont le BOAMP (Bulletin Officiel des Annonces des Marchés Publics) et le Journal officiel des appels d’offres de l’Union européenne.
D’autres sites reprennent les appels d’offres publics et permettent de consulter des marchés privés, comme Marchés Online, AWS-Achat, E-marchespublics ou encore des plateformes régionales.
Paramétrer des alertes pour surveiller les annonces publiques et privées
Pour une veille des marchés efficaces, mieux vaut se créer un compte sur chaque plateforme que l’on veut suivre. C’est une démarche gratuite lors de laquelle vous renseignerez un certain nombre d’informations sur votre entreprise : coordonnées, type d’activité, SIRET, etc.
Une fois ce profil complété, vous pourrez programmer des alertes régulières par mail selon différents critères : mots-clés, secteur géographique, montant, etc. Ces alertes sont essentielles pour trier plus facilement les annonces et repérer sans faute celles qui vous correspondent.
➡️ Besoin d’aide ou de gagner du temps ? Chez ENM-Secrétariat-Conseils, nous assurons votre veille des appels d’offres ainsi que l’inscription et le paramétrage de vos comptes sur les plateformes dédiées !
2. Analyser le contenu d’un appel d’offres
Dans un deuxième temps, vous allez prendre connaissance du contenu du marché pour décider de répondre à l’appel d’offres, ou pas !
Comprendre la composition administrative d’un appel d’offres
Un appel d’offres, public ou privé, comporte généralement plusieurs documents. Tout d’abord, l’annonce est le résumé qui présente les grandes lignes du marché : intitulé de l’appel d’offres, acheteur, date limite de réponse, etc.
Elle est complétée par le dossier de consultation des entreprises (DCE) qui comporte, le plus souvent :
- le règlement de la consultation ;
- le cahier des clauses administratives particulières (CCAP) ;
- le cahier des clauses techniques particulières (CCTP) ;
- des documents à compléter (acte d’engagement, bordereau de prix, références, formulaires, etc.)
D’autres documents utiles à la compréhension de l’appel d’offres peuvent être fournis par l’acheteur.
Étudier le dossier de consultation des entreprises (DCE)
Consulter le DCE sera essentiel pour mieux comprendre l’objet de l’appel d’offres et ses conditions.
Le premier document à analyser est le règlement de la consultation. Il synthétise les informations relatives au marché et précise des clés essentielles pour savoir comment répondre à l’appel d’offres. C’est lui qui liste les pièces à fournir dans la candidature et dans l’offre, ainsi que les critères de notation, la date de rendu, etc.
Il est également intéressant de prendre connaissance de l’acte d’engagement, contrat qui liera le candidat retenu à l’acheteur, et du bordereau de prix, qui donne une idée plus concrète de la demande.
Le CCAP et en particulier le CCTP permettront de comprendre davantage les clauses du marché.
➡️ Pour faciliter la tâche de nos clients, chez ENM-Secrétariat-Conseils nous rédigeons un digest pour les appels d’offres que nous repérons lors de la veille. Ce résumé du marché donne aux décisionnaires de l’entreprise les informations essentielles en un clin d’œil pour choisir de candidater ou non.
3. S’organiser pour savoir comment répondre à l’appel d’offres
Ça y est ! Vous avez identifié un marché intéressant et vous vous apprêtez à constituer votre candidature. Une petite étape d’organisation est de mise pour penser à tout et envoyer sa proposition dans les temps.
Constituer l’équipe idéale pour candidater au marché
S’organiser rigoureusement passe par former une équipe adaptée. Il s’agit de réunir les compétences nécessaires en interne pour monter le meilleur dossier possible et, dans certains cas, de trouver des partenaires externes pour faire face à une mission qui dépasse votre champ d’action, par exemple.
Il peut être judicieux de mettre en place des outils de gestion documentaire (dossier commun) pour centraliser et partager efficacement les informations au sein de l’équipe.
Planifier la réponse à l’appel d’offres
S’il y a un élément sur lequel il ne faut pas se louper dans la conquête des appels d’offres : c’est la date ! Chaque marché comporte une date limite de consultation, avec une heure précise, avant laquelle votre proposition doit être déposée.
Une fois ce délai passé, il est trop tard pour candidater. Pour éviter de mauvaises surprises, établissez un rétroplanning en détaillant les tâches à réaliser pour monter le dossier et les personnes qui doivent intervenir à chaque étape.
Synthétiser les exigences de l’appel d’offres pour mieux y répondre
Comment répondre à un appel d’offres sans cerner précisément le besoin ? Le contenu du DCE étant généralement dense, vous pouvez établir une matrice reprenant les exigences de l’acheteur : critères de sélection, documents à fournir, compétences à justifier, etc.
Elle vous permettra de ne rien oublier dans la constitution de votre candidature et d’avoir une vision globale du travail à réaliser.
➡️ Pour vous accompagner dans cette étape d’organisation, ENM-Secrétariat-Conseils réalise vos diagrammes de Gantt, relances, points à date et matrices des exigences.
4. Monter le dossier de candidature de votre TPE ou PME
Quel que soit le marché auquel vous répondez, vous devrez remettre un dossier de candidature. Selon les cas, un dossier d’offre (proposition technique et tarifaire) sera à rendre avec cette candidature ou dans un second temps.
Rassembler les pièces administratives de l’entreprise
Rien de très complexe ici ! Certains justificatifs seront exigés pour répondre à l’appel d’offres afin de prouver la régularité de la situation de l’entreprise. Il suffit de prendre connaissance des documents demandés dans le règlement de consultation : extrait Kbis, attestations fiscales et sociales, assurance, etc.
Compléter les formulaires officiels pour les marchés publics
Si l’acheteur est un organisme public, vous devrez compléter certains formulaires obligatoires. Ces formulaires de déclaration du candidat sont notamment le DC1 (lettre de candidature) et le DC2 (déclaration du candidat). En cas de sous-traitance, vous devrez aussi remettre le formulaire DC4.
Montrer la compétence de l’équipe qui répond à l’appel d’offres
D’autres documents auront vocation à justifier du savoir-faire de l’entreprise pour mener à bien le projet confié par l’appel d’offres. Le règlement de consultation listera les éléments à fournir, par exemple : diplômes, qualifications professionnelles, CV des intervenants, références réalisées par l’entreprise, etc.
Poser ses questions et suivre les modifications apportées à l’appel d’offres
Tout au long de la procédure d’appel d’offres, l’acheteur peut apporter des compléments d’information ou des modifications au marché.
Une fois que vous avez décidé de candidater, pensez donc à télécharger le DCE en étant connecté à votre compte entreprise (plutôt qu’en mode anonyme). Cela vous permettra de recevoir les alertes en cas de modifications liées au marché.
De votre côté, vous pourrez aussi poser des questions à l’acheteur via la plateforme et suivre celles des autres candidats.
📌 Ne laissez pas votre phobie administrative ou le manque de temps vous empêcher de répondre à un appel d’offres ! ENM Secrétariat-Conseils se charge de constituer votre dossier et de suivre les questions-réponses.
5. Construire une offre sur mesure pour le marché
Qu’il soit à remettre en même temps que la partie candidature ou lors d’une deuxième étape, le dossier d’offre vous permet d’exposer votre approche technique et financière.
Comprendre les attentes de l’acheteur public ou privé
Avant toute chose, vous devrez analyser en détail les documents fournis par l’acheteur, en particulier les cahiers des charges ou CCTP.
Le règlement de consultation détaille les pièces à remettre dans l’offre, ce qui vous permettra de savoir comment répondre à l’appel d’offres de façon structurée : quels atouts détailler dans quel document ?
Généralement, le dossier d’offre comprend :
- une proposition tarifaire (bordereau des prix par exemple) ;
- un acte d’engagement pour les marchés publics (contrat) ;
- un ou plusieurs mémoires (mémoire technique, mémoire qualité, etc.).
Rédiger un mémoire technique convaincant
Le mémoire technique est la pièce maîtresse de votre réponse à l’appel d’offres. C’est dans ce document que vous pourrez exposer votre compréhension du besoin et vos atouts pour le satisfaire.
Il sera essentiel de rassurer l’acheteur sur votre savoir-faire et sur votre expérience et d’indiquer une méthodologie claire et pertinente pour mener à bien la prestation.
Ce document se veut explicite, précis, fluide et personnalisé pour le marché en question.
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Nous aidons notamment nos clients à répondre aux appels d’offres dans les secteurs de la formation, du BTP, de l’entretien, du nettoyage ou encore de la restauration collective.
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Monter une proposition financière compétitive
Votre tarif pour la réalisation du marché sera, lui aussi, déterminant. Le règlement de consultation indique l’importance de chaque critère dans la notation : par exemple, le prix peut compter pour 60 % de la note et le mémoire technique pour 40 %.
Il est donc crucial d’établir une proposition tarifaire pertinente et en accord avec les prix du marché. Généralement, l’acheteur fournit un document à remplir qui donne un cadre pour le chiffrage auquel il faut s’adapter (découpage de la mission, unité, etc.).
Personnaliser son dossier pour l’appel d’offres
Plus votre dossier sera personnalisé, plus vous aurez des chances de vous démarquer. Ainsi, fournissez bien les documents demandés en y intégrant tout élément qui pourrait aider l’acheteur à prendre sa décision.
Chaque justificatif à fournir constitue un moyen de démontrer votre valeur ajoutée.
Un mémoire qualité peut être requis afin de connaître votre démarche qualité et vos garanties à ce sujet. Si un mémoire financier vous est demandé, détaillez en toute transparence vos prix.
Bien sûr, plus votre contenu sera lisible, soigné et clair, plus l’acheteur aura envie de vous faire confiance.
6. Déposer et suivre sa réponse à l’appel d’offres
Tout est prêt ? Il est temps de répondre officiellement à l’appel d’offres en déposant votre dossier auprès de l’acheteur.
Suivre le mode de dépôt requis par l’acheteur
Le règlement de consultation précise le ou les mode(s) de dépôt autorisé(s).
Pour les marchés publics supérieurs à 40 000 €, le dépôt dématérialisé est obligatoire depuis 2020. C’est donc via la plateforme sur laquelle vous avez téléchargé le DCE que vous remettrez votre dossier.
Pour d’autres appels d’offres, la remise par envoi postal peut être acceptée. Dans ce cas, il faudra prévoir d’envoyer sa candidature à l’avance, car la Poste peut mettre plusieurs jours à délivrer le courrier. De plus, vous devrez opter pour un type d’envoi permettant de prouver la bonne réception par l’acheteur avec mention de la date (par exemple, envoi par lettre recommandée avec accusé de réception).
Pour ces raisons, l’envoi électronique via la plateforme est plus pratique (et vous sauverez des arbres !).
Respecter le délai de réponse à l’appel d’offres
Est-ce vraiment utile de le rappeler ? Votre dossier doit arriver avant la date et l’heure limites de consultation.
Si vous déposez votre dossier en ligne, n’attendez pas le dernier moment. Faites-le un peu plus tôt afin d’anticiper tout problème de connexion internet, de serveur, de poids ou autre.
Une fois le dossier déposé, conservez l’accusé de réception qui prouve que votre candidature est arrivée dans les temps.
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Suivre sa candidature
Lors de l’analyse des candidatures et offres, l’acheteur peut vous contacter pour obtenir des informations ou documents complémentaires. Surveillez donc votre boîte mail, car chaque demande de sa part comportera un délai de réponse à respecter, plutôt court en général.
7. Préparer la soutenance finale de l’appel d’offres et analyser les retours
Si vous en êtes là, c’est que vous êtes en bonne voie pour remporter ce marché ! En effet, la soutenance est un oral qui permet à l’acheteur de vous rencontrer. Elle n’a pas lieu pour tous les appels d’offres et concerne 3 à 5 candidats triés sur le volet suite à l’analyse des dossiers.
Préparer minutieusement son oral
À nouveau, il sera essentiel de comprendre les attentes de l’acheteur et d’y répondre au mieux. Dans sa convocation, il indique généralement l’objet de la rencontre et le temps prévu pour la présentation et les questions.
Choisissez les intervenants les plus pertinents pour défendre votre candidature et préparez un support de présentation attractif qui servira de fil conducteur à votre soutenance.
Répartissez-vous les rôles et la parole afin de montrer votre professionnalisme au jury !
📌 Oui oui, à ce stade aussi, ENM Secrétariat-Conseils vous accompagne en préparant vos présentations PowerPoint !
Anticiper les questions du jury
Le ou les représentants de l’acheteur vous poseront nécessairement des questions, que ce soit concernant vos compétences, votre approche ou votre tarif. Préparez-vous pour être en mesure de les rassurer sur ces sujets !
N’hésitez pas à vous entraîner avec votre équipe pour peaufiner les détails de la présentation.
Analyser le retour de l’acheteur
Si vous ne remportez pas l’appel d’offres, renseignez-vous pour pouvoir vous améliorer à l’avenir ! Vous pourrez consulter le résultat de marché afin de savoir quelle entreprise a été retenue et pour quel montant.
Ensuite, il est de votre droit de demander à l’acheteur les notes qui vous ont été attribuées pour chaque critère, s’il ne vous les a pas transmises lors de sa réponse. Ces informations seront précieuses pour détecter les points qui méritent d’être détaillés ou revus.
Vous savez désormais comment répondre à un appel d’offres ! C’est un processus structuré et plutôt logique quand on le maîtrise. Pour mettre toutes les chances de son côté, mieux vaut dédier une ou plusieurs personnes à cette démarche. Vous n’avez pas les ressources en interne ? ENM Secrétariat-Conseils vous accompagne pour répondre aux appels d’offres, depuis la veille, jusqu’à la tant espérée soutenance ! N’hésitez pas à nous contacter pour une collaboration adaptée à vos besoins.
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