De plus en plus d’entreprises optent pour des secrétaires indépendantes, s’offrant ainsi une flexibilité et un service personnalisé. Une aubaine ! Cependant, pour réussir dans ce métier en tant que secrétaire indépendante, il est important de savoir fixer correctement ses tarifs pour obtenir un salaire adéquat et compétitif, tout en attirant les clients.
Dans cet article, des conseils pratiques pour déterminer vos tarifs et négocier avec les clients, ainsi que des astuces pour prévoir vos augmentations annuelles.
Les facteurs influençant les tarifs des secrétaires indépendantes
Pour définir notre salaire de secrétaire indépendante nous fixons des tarifs. Ces tarifs varient en fonction de plusieurs facteurs. Il est important de les comprendre afin de fixer des tarifs appropriés et compétitifs. Les principaux facteurs à prendre en compte sont :
- Votre expérience. Quand on fixe ses tarifs, il est opportun de valoriser son expérience. Ainsi, si vous avez 20 ans d’expérience en tant qu’assistante de direction, vous êtes plus proche de la retraite qu’une jeune qui se lance. Il faut donc y penser pour ne pas se léser au moment de la retraite. Plus vous avez d’expérience dans votre métier, plus vous pouvez prétendre à une tarification élevée.
- Vos compétences. Certaines compétences offrent des opportunités de rémunération plus élevées que d’autres. C’est généralement le cas si vous parlez plusieurs langues ou encore si vous êtes spécialisée en droit, aux réponses aux marchés publics, à la conduite de projet, à la Santé Sécurité au Travail…
- La localisation géographique : Les tarifs varient généralement en fonction de la région dans laquelle vous exercez. Dans les grandes villes ou le cout de la vie est plus élevé, vous devrez adapter vos tarifs pour pouvoir vous même y faire face.
- Vos frais et charges : évidemment, quand on fixe ses tarifs en tant que secrétaire indépendante, on tient compte des frais et charges auxquelles ont doit faire face. Le calcul ne se sera pas le même si vous faites plusieurs kilomètres en voiture pour rencontrer vos clients ou si vous vous dotez d’un logiciel à rentabiliser.
Maintenant, voyons ensemble comment fixer les tarifs pour se constituer un salaire de secrétaire indépendante correcte.
Fixer ses tarifs en tant que secrétaire indépendante
C’est un exercice difficile pour beaucoup, à en croire les échanges sur les réseaux sociaux. En effet, il ne faut pas se léser et avoir des regrets par la suite, ni se sur-évaluer et faire fuir le client. Alors comment faire concrètement ?
Nous vous proposons de partir d’un mode de calcul fiable appelé TJM (taux journalier moyen) que vous pourrez traduire dans les trois modes de tarification les plus communément utilisés :
- le tarif horaire,
- le forfait d’heures,
- la tarification à la tâche.
Le TJM comme base de votre rémunération
Le calcul du taux journalier moyen (TJM) est la méthode utilisée par les Freelance pour fixer leur rémunération. En tant que secrétaire indépendante, beaucoup oublie qu’elle rentre dans cette catégorie et n’utilise pas cette méthode. D’autres ne la connaissent pas, tout simplement.
Le TJM permet de partir du salaire annuel brut souhaité pour aboutir au tarif d’une journée de prestation. Son calcul permet de tenir compte de variables telles que le nombre de jours travaillés, vos congés annuels, la marge souhaitée…
Grâce au TJM, vous pourrez proposer vos services en étant sure d’obtenir une rémunération juste, quelque soit le mode de tarification proposé par la suite.
Le tarif horaire
Une fois obtenu, vous pourrez diviser le résultat du TJM par 7 (nombre d’heures travaillées dans une journée) pour trouver votre taux horaire. Par exemple, si vous obtenez un TJM de 266€, vous savez qu’il ne faudra pas descendre en dessous de 38€ HT de l’heure pour entrer dans vos frais et dégager un bénéfice.
Le tarif horaire n’est donc ni plus ni moins que votre TJM divisé par votre durée de travail journalière. C’est aussi votre fil rouge si vous souhaitez définir des forfaits d’heures ou des tarifs à la tâche.
Le forfait
Le forfait d’heures offre une certaine flexibilité au client tout en lui permettant de maîtriser son budget. Pour vous également, c’est gage de souplesse puisque vous déterminer vous-mêmes vos packs d’heures et votre stratégie. Par exemple, de petits forfaits d’heures peuvent attirer des TPE avec peu de moyens mais qui ont besoin de renfort ponctuel. Très important, vous devrez définir les règles d’utilisation de ce forfait dans un contrat ou des Conditions générales de vente.
Attention à ne pas tomber dans le piège du forfait dégressif en fonction du nombre d’heures. Gardez en tête votre TJM. Vous pouvez également calculer un TJM haut et un TJM seuil qui vous permettra de savoir jusqu’où vous pouvez descendre.
À la tâche
Il s’agit ici de définir un prix unitaire par action réalisée. Par exemple, si vous faites de la mise en page, vous définissez un tarif par page. Si vous réalisez des dossiers de formation, vous pouvez définir un prix par dossier traité, etc. Encore une fois, votre tarif horaire doit vous servir de guide.
Il vous faut évaluer le temps réel que la tâche demande et fixer le tarif en fonction. Avec un TJM de 266 € HT, votre minute est facturée 1,58 € HT. Si le traitement d’un dossier prend 5 minutes alors votre tarif sera de 8 € HT par dossier. Certains dossiers seront plus longs à traiter que d’autres. Dans ce cas, vous pouvez définir un prix qui en tiendra compte.
Comment calculer mon TJM
Nous venons de voir que le TJM était à la base de votre tarification, mais comment le calculer ?
Avec la formule suivante :
rémunération mensuelle visée avant impôts et cotisations + frais de fonctionnement)/nombre de jours travaillés par mois
Je vous vois sortir vos calculettes et vos fichiers Excel savants, mais sachez qu’il existe de nombreux simulateurs en ligne pour calculer son TJM. Essayez de le choisir le plus complet possible afin qu’il tienne compte de vos spécificités.
Pour aller plus loin, sur le TJM, je vous invite à lire l’article d’Indy sur le sujet. Il vous aidera à comprendre la pertinence de ce mode de calcul en fonction de la forme juridique de votre entreprise par exemple.
Mon tarif est-il correct ?
Encore une fois, il n’y a pas de bonne réponse tant ça dépend de beaucoup de choses. Pour vous aider, il est essentiel de faire des recherches sur les normes et les tarifs du secteur. Faites des recherches sur Internet, interrogez vos consœurs, consultez des organisations professionnelles liées à votre domaine d’activité… Toutes ces sources vous donneront de bonnes indications sur les tarifs moyens pratiqués et vous permettront de vous assurer que vos tarifs sont compétitifs et justes.
Questionnez-vous ensuite. Avez-vous tenu compte de votre propre expérience, de votre niveau de compétences et de facteurs spécifiques liés à votre situation ? Si tout est ok, il ne vous reste plus qu’à prospecter.
Il est toujours possible de faire évoluer ses tarifs entre 2 clients. Attention toutefois aux variations de tarifs. Que se passerait-il si vos clients échangeaient entre eux et comprenaient qu’ils sous-traitent les mêmes tâches mais pas au même prix ?
L’objectif est de trouver l’équilibre qui reflète votre valeur réelle en tant que secrétaire indépendante tout en vous assurant une qualité de vie.
Négocier ses tarifs de secrétaire indépendante
Lors d’un RDV avec un prospect vous pouvez être amenée à négocier votre tarif. C’est une étape pour laquelle il vaut mieux être préparée pour ne pas faire les mauvais choix, souvent par peur de laisser filer le client. Une fois le contrat signé, il sera difficile de faire marche arrière. Voici quelques conseils pour vous aider à aborder sereinement, je l’espère, cette étape :
- Parlez de votre valeur ajoutée : lors des discussions tarifaires, mettez en avant les avantages que vous apportez en tant que secrétaire indépendante. Parlez de votre expérience, de vos compétences et de votre capacité à offrir un service personnalisé.
- Soyez flexible : si un prospect hésite sur vos tarifs, soyez ouverte à la discussion. Sans brader vos tarifs, voyez si vous pouvez proposer une autre formule tarifaire comme un forfait d’heures ou encore une période d’essai avant engagement… Demandez-vous s’il est possible d’élaguer l’offre de départ par exemple. L’important est d’arriver à un accord qui convient aux deux parties.
- Ayez confiance en vous : lorsque vous vous adressez à un client ou à un prospect, soyez convaincue de votre valeur. Vous savez pourquoi vous avez fixer ce tarif donc si vous montrez que vous croyez en la valeur de vos services, vos clients potentiels seront plus enclins à accepter vos tarifs.
Augmenter ses tarifs sans se prendre la tête
En cette période d’inflation, tout augmente. Y compris pour vous, même si certains clients vous feront croire qu’ils le découvrent. Aussi, afin d’aborder sereinement les augmentations annuelles, je vous propose de contractualiser ces augmentations. Beaucoup se posent la question de l’augmentation des tarifs quand elle devient nécessaire. Or, en incluant une ligne dans vos contrats ou CGV informant d’une révision annuelle, le client ne pourra pas dire qu’il n’était pas informé.
Pour le « quand », nous préférons la date anniversaire du contrat plutôt qu’au 1er janvier. Il est selon nous plus correct et plus juste de proposer une augmentation à date anniversaire étant donné que les clients n’ont pas tous la même ancienneté.
Ainsi, 2 à 3 mois avant la date anniversaire, nous adressons un courrier expliquant qu’à compter de telle date, les prestations évolueront d’un certain pourcentage. C’est aussi l’occasion d’inviter votre client à faire le point sur son contrat, son déroulé, sa satisfaction et bien sûr, de le remercier pour sa fidélité.
Bien sûr, des arguments plaident en faveur d’une augmentation hors date anniversaire. L’investissement dans un logiciel à la demande du client, des changements de conditions de travail (déplacements non prévus sur site), une sous-évaluation des tâches par rapport au tarif fixé… Il ne faut pas hésiter à en parler tôt au client.
Développer ses compétences pour augmenter son potentiel de revenus
En tant que secrétaire indépendante, il est important de vous démarquer de la concurrence en développant des compétences spécialisées. C’est aussi une façon de se nicher dans un domaine qui peut être très recherché par certains clients. Chez ENM Secrétariat-Conseils nous sommes spécialisées dans les réponses aux appels d’offres par exemple. D’autres pourront faire valoir leurs compétences linguistiques si elles maîtrisent d’autres langues que le français. On peut également citer les assistantes juridiques ou comptables, les Office Manager… Vous pourrez ainsi justifier de tarifs plus élevés et attirer des clients qui ont besoin d’expertise dans votre domaine.
Identifiez les domaines dans lesquels vous souhaitez vous spécialiser et investissez du temps et des ressources pour acquérir les compétences nécessaires.
La formation est également le meilleur moyen de garantir votre employabilité tout au long de la carrière et faire évoluer vos tarifs de secrétaire indépendante. Prenez l’Intelligence Artificielle. Je pense que nous sommes peu nombreuses à avoir anticipé l’essor de cet outil dans nos métiers. Pourtant, se former sur le sujet est indispensable pour en faire votre allié en termes de productivité.
En développant des compétences spécialisées, vous pourrez également vous positionner en tant qu’expert dans votre domaine, ce qui vous permettra d’attirer des clients qualifié et d’obtenir des contrats à plus forte rémunération.
Pour conclure
Bien définir sa rémunération est important si l’on veut réussir dans son métier. En tant que secrétaire indépendante, c’est la somme des prestations vendues au juste prix qui définira notre salaire. Calculez votre TJM pour définir vos différents tarifs et ajustez vos prix en fonction des us et coutumes de la profession. Enfin, n’oubliez pas de faire évoluer vos tarifs en fonction de vos compétences, votre expérience, mais aussi en fonction du coût de la vie.
0 commentaires