Externaliser l’accueil téléphonique de votre cabinet d’Avocat vous paraît délicat ? Confier son standard à un non-juriste vous semble impossible ? Pourtant, déléguer la gestion de vos appels entrants peut vous faire gagner du temps, de l’énergie et même renforcer la satisfaction de vos clients ! En choisissant un prestataire expérimenté, vous constaterez que ce soutien est un réel atout pour votre activité. Voici les 5 bénéfices essentiels qui doivent retenir votre attention !
1. Renforcer l’image de son cabinet juridique et la satisfaction des clients
Si vous gérez tout vous-même, sans assistante juridique, externaliser votre standard téléphonique d’avocat donne une autre dimension à votre cabinet. Le client sera accueilli au téléphone par une personne disponible et apte à l’orienter selon sa demande.
Elle pourra notamment lui indiquer l’avancement de son dossier et lui éviter de tomber sur un répondeur lorsque vous êtes occupé (audiences, signatures, déplacements, etc.).
Si votre cabinet dispose d’un ou d’une assistant·e juridique ou secrétaire, externaliser votre accueil téléphonique renforcera aussi le service que vous proposez à vos clients. Le standard sera opérationnel sur des horaires plus étendus que ceux d’ouverture. Lors des absences ou congés de ces personnes, le cabinet continuera d’être joignable et de répondre aux appels.
📌 Vous voulez vous lancer ? Consultez notre article détaillant comment externaliser sa permanence téléphonique !
2. Gagner en temps et en efficacité dans son activité d’avocat
150/mois… C’est le nombre moyen d’appels que nous traitons pour chaque avocat qui exerce en individuel ! Passer 3 à 5 minutes au téléphone par client, c’est autant de temps qui n’est pas investi dans votre cœur de métier.
De même, être dérangé sans cesse déconcentre et freine la productivité. Sans parler des messages laissés sur votre répondeur, qu’il faut traiter après une journée bien remplie ! Confier cet aspect de votre activité à une assistante externe, c’est vous délester d’une charge mentale importante et rendre plus fluide votre organisation quotidienne.
Autre avantage considérable, l’assistante constitue un premier filtre face aux prospects et peut les renseigner s’ils découvrent que consulter un avocat occasionne des honoraires.
Si vous avez déjà un secrétariat, externaliser votre accueil téléphonique libérera du temps aux assistant·es pour des tâches plus spécifiques. Déléguer son accueil téléphonique peut aussi compléter un emploi sur place à temps partiel.
3. Optimiser son budget en déléguant le standard de son cabinet
Confier son accueil téléphonique à un prestataire externe vous accorde une souplesse de budget. Vous activez ce standard à la carte selon les besoins et sans engagement.
Vous pouvez investir votre temps sur les tâches à forte valeur ajoutée qui nécessitent votre expertise, ce qui rentabilise davantage votre activité.
Au sein d’un cabinet d’avocats, externaliser sa permanence téléphonique représente aussi une opportunité d’alléger ses charges. Au niveau des ressources humaines, vous réglez le montant correspondant au volume de travail réalisé plutôt que d’employer quelqu’un au quotidien pour cette tâche. Vous économisez également l’achat de matériel lié à l’embauche d’un personnel d’accueil sur place.
📌 Vous envisagez de déléguer, mais vous avez encore des doutes ? Notre article “20 tâches qu’une assistante Virtuelle peut réaliser pour booster votre entreprise !” devrait vous éclairer !
4. Disposer d’une permanence téléphonique souple et personnalisée
Chez ENM-Secrétariat-Conseils, notre service d’accueil téléphonique externalisé permet un soutien global, que nous adaptons au besoin de chaque cabinet juridique :
- transfert de vos appels vers notre standard ;
- accueil et réponses personnalisées ;
- gestion des demandes selon vos directives ;
- prise de rendez-vous et gestion d’agendas ;
- rappels par SMS ou e-mail ;
- mise en place de pré-décroché et répondeur aux horaires de fermeture ;
- accès à un espace sécurisé sur internet avec messagerie privée.
Grâce à notre partenaire Serenovia, tout est personnalisable au niveau de l’accueil. En fonction de votre disponibilité vous pouvez activer ou désactiver à tout moment le transfert.
L’étendue de la collaboration est convenue en amont, avec une formalisation claire de vos souhaits via une fiche de consignes, que nous respectons ensuite tout au long de notre intervention.
5. Bénéficier de l’expertise en standard juridique d’un prestataire externe à taille humaine
Bien choisir son prestataire pour externaliser l’accueil téléphonique de son cabinet d’avocat est essentiel pour profiter de tous les avantages que nous venons d’énumérer.
ENM Secrétariat-Conseils est une structure à taille humaine qui vous propose avant tout une équipe expérimentée. Vous avez ainsi la garantie d’avoir toujours le même interlocuteur.
Situé en France, dans le Beaujolais, notre centre d’appels travaille avec plusieurs cabinets d’avocats (généraliste, pénal, droit du travail, droit de la famille, etc.). Nous nous appliquons à délivrer une prestation haut de gamme et adaptée aux professions juridiques.
Nous pouvons aussi aller plus loin que la gestion de l’accueil téléphonique et vous accompagner dans des tâches administratives comme la retranscription, la saisie et relecture, la facturation, les relances, etc.
📌 Découvrez l’ensemble de nos services, de la permanence téléphonique à la gestion administrative et commerciale de votre cabinet juridique.
Externaliser le standard de votre cabinet d’avocat vous tente ? N’hésitez plus et contactez-nous pour échanger sur vos besoins et vous proposer un devis ! Vous pourrez nous poser toutes vos questions quant à la mise en place de cet accueil téléphonique externe. Nous pouvons intervenir à distance, pour des cabinets juridiques situés dans toute la France, ou vous rencontrer en présentiel si vous vous trouvez dans notre secteur géographique. Au plaisir de libérer votre temps et votre charge mentale !
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