Vous songez à externaliser votre permanence téléphonique médicale ? Que votre cabinet dispose déjà d’un secrétariat ou non, confier vos appels entrants à un prestataire est synonyme de gain de temps et d’une plus grande efficacité. Voici les avantages du télésecrétariat médical et son coût.
Qu’est-ce que la permanence téléphonique médicale et à quels professionnels s’adresse-t-elle ?
La permanence téléphonique médicale (ou télésecrétariat) se distingue du secrétariat médical. Elle concerne la prise en charge de l’accueil téléphonique et non des dossiers des patients. C’est une prestation pensée pour les professions médicales et paramédicales.
👉 Si votre cabinet emploie un ou une assistant·e médical·e, opter pour le télésecrétariat permettra de libérer du temps à cette personne. Elle pourra ainsi se concentrer sur d’autres tâches administratives sans être interrompue. De plus, lorsque l’accueil téléphonique est externalisé, le temps d’attente est réduit : le prestataire qui s’en occupe est entièrement dédié aux appels et ne gère pas les échanges en face à face avec les patients.
👉 Si votre cabinet ne dispose pas d’un secrétariat, déléguer votre permanence téléphonique allégera votre quotidien. Vous pourrez accueillir vos patients et vous consacrer plus sereinement à vos consultations. Les appels entrants ne viendront plus vous entrecouper vos tâches importantes.
Notre société gère aujourd’hui la permanence téléphonique de médecins, podologues, kinésiologues, dentistes, spécialistes du sommeil, médecins agréés pour le permis de conduire, ostéopathes… Vous aussi êtes dans le médical ou le paramédical ? N’hésitez plus à faire appel à nos services.
Pourquoi externaliser son accueil téléphonique dans le domaine médical ?
Comme indiqué précédemment, choisir un prestataire pour sa permanence téléphonique médicale contribue à améliorer le service que vous apportez à vos patients. Ce service permet :
- un temps d’attente réduit lors des appels entrants
- une meilleure disponibilité de l’interlocuteur
- la gestion des choix concernant les créneaux de rendez-vous
- plus de temps pour identifier le bon motif de consultation
- l’accessibilité notamment en cas de fracture numérique ou de situation de handicap
- une écoute en cas d’angoisse
- de faire le lien en proposant de laisser un message au praticien…
De plus, le télésecrétariat médical étant géré de façon indépendante, il vous permet :
- de réduire vos coûts si vous n’avez pas l’envie ou les moyens de gérer du personnel
- une totale liberté lors de vos rendez-vous, surtout si vous exercez seul
- une meilleure concentration pour le suivi des dossiers et autres activités
- de filtrer les appels en bloquant le démarchage
- de transférer les appels importants des confrères et laboratoires
- de transmettre des messages aux patients instantanément.
Enfin, pour les centres médicaux, cette solution est également recommandée. Elle permet de :
- mobiliser vos secrétaires médicales sur l’accueil des patients
- palier aux absences prévues ou non des secrétaires
- soulager une équipe réduite en maintenant la qualité de service
- faire face aux pics d’appels sans créer de stress supplémentaire
- prendre le temps d’aiguiller les patients vers le bon praticien
Pourquoi confier sa permanence téléphonique à ENM Secrétariat-Conseils ?
Basée à Belleville-en-Beaujolais, ENM Secrétariat-Conseils dispose d’une solide expérience dans le télésecrétariat médical. Notre structure met à votre service une équipe de 4 opératrices réactives et formées au langage médical. Une équipe à la fois à l’écoute et dans laquelle l’information circule de facilement.
Nous proposons des horaires d’intervention allant du lundi au samedi midi. Nous intervenons pour les professionnels de la santé et du bien-être, quelle que soit leur localisation, y compris pour des clients situés en Guyane, Guadeloupe et Martinique. Ce service est facile à mettre en oeuvre, sans engagement et à un prix compétitif.
Pour vos appels, nous travaillons avec un logiciel de télésecrétariat spécialisé et agrée HADS. Cet agrément a été créé par l’Agence du Numérique en Santé pour héberger des Données de Santé à Caractère Personnel (DSCP). De plus, ce logiciel est capable de se synchroniser avec la quasi-totalité des agendas de la profession (Doctolib, Maiia, Quick rdv, WZ agenda, planity…).
Quels sont les services de notre solution en télésecrétariat ?
ENM Secrétariat-Conseils accompagne différents cabinets depuis plusieurs années sur la permanence téléphonique médicale. C’est pourquoi nous vous proposons une solution adaptée aux besoins les plus courants des professionnels du secteur :
- Accueil téléphonique
- Messagerie unifiée
- Création de fiches patients
- Gestion d’agendas (Vous n’avez pas d’agenda ? Nous pouvons vous proposer une solution)
- Rappel des rendez-vous par SMS ou mail.
- Prise de message.
- Personnalisation de vos paramètres (pré-décroché, répondeur, musique d’attente)
Comment se déroule notre prestation en télésecrétariat médical ?
Étape 1 : point sur vos attentes
Nous échangeons ensemble pour comprendre votre besoin et vous faire une proposition adaptée.
Étape 2 : définition de notre intervention
Nous formalisons la prestation à travers une fiche de consignes qui sera validée par vos soins.
Étape 3 : activation de vos lignes
Nous attribuons une SDA (ou ligne) à votre entreprise pour transférer les lignes de votre choix, qu’elles soient fixes ou mobiles.
Étape 4 : transfert des appels
Vous activez votre standard en 3 clics, en permanence ou selon vos absences.
Étape 5 : réception des informations
Vous recevez vos messages par mail, SMS et/ou directement sur notre plateforme sécurisée.
Quelle tarification pour permanence téléphonique médicale externalisée ?
Quand il s’agit de permanence téléphonique, deux options principales s’offrent à vous : la tarification à l’appel (entrant et sortant) ou le forfait mensuel. Mais quelles sont leurs différences, et laquelle est la plus adaptée à vos besoins ?
👉 Le forfait mensuel : avec cette option, vous avez une enveloppe fixe pour un volume prédéfini d’appels. C’est parfait pour les structures ayant une activité stable, car vous maîtrisez vos coûts. Par contre, si vos appels explosent, des frais supplémentaires peuvent s’ajouter.
👉 La tarification à l’appel : ici, chaque appel traité est facturé individuellement. C’est idéal pour les entreprises avec un volume d’appels irrégulier ou faible. Vous payez uniquement ce que vous consommez. C’est le modèle de tarification que nous proposons. Il est selon nous plus juste et transparent.
Tandis que le forfait dépend du prestataire, le tarif à l’appel varie entre 50 cents et 1,5€ HT. Pour estimer le coût que cela pourrait représenter pour votre société, nous mettons à votre disposition un simulateur en ligne. N’hésitez pas à nous contacter pour vous proposer une intervention adaptée à vos besoins.
➡️ Prêts à soulager le quotidien de votre cabinet en déléguant votre permanence téléphonique médicale ? Faites appel à un expert à taille humaine en choisissant ENM Secrétariat-Conseils ! Contactez-nous dès maintenant pour définir la prestation qu’il vous faut !
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