Optimiser son espace de coworking avec un service d’accueil téléphonique externalisé

L’essor des espaces de coworking est une réponse directe aux besoins croissants en locaux de travail, des petites et moyennes entreprises. Pour se démarquer dans cet environnement compétitif, offrir des services complémentaires devient essentiel. L’un des plus précieux est sans conteste… le service d’accueil téléphonique externalisé.

Pourquoi proposer un service d’accueil téléphonique ?

D’une manière générale, parce que tout dirigeant de tout secteur a besoin de se concentrer ou n’est tout simplement pas disponible, ou encore, il souhaite externaliser le standard de sa société. En proposant ce service, vous répondez à un besoin et vous étoffez votre palette de prestations. Cette solution complémentaire peut vous rendre attractif par rapport à d’autres lieux de coworking.

Ensuite, dans un espace de coworking, la sérénité et la concentration sont primordiales. Les appels entrants peuvent devenir une source de distraction importante pour les usagers, perturbant leur quiétude. Proposer un service d’accueil téléphonique externalisé aux usagers montre que vous prenez en compte cette problématique.

Amélioration de l’interaction sociale et de l’aménagement

La proposition de ce service présente d’autres avantages sociaux. En effet, avec moins de dérangements dus aux appels téléphoniques personnels ou professionnels, les interactions sociales entre coworkers s’améliorent naturellement. Ils se concentrent sur des échanges enrichissants, favorisant une communauté dynamique.

Du point de vue de l’aménagement, les cabines téléphoniques et les bureaux privés deviennent des lieux de travail optimisés, débarrassés de l’encombrement mental causé par les appels constants. Cela participe directement à maintenir une atmosphère apaisante au sein des espaces partagés.

Comment mettre en place ce service ?

Il existe principalement deux approches pour proposer une prestation de permanence téléphonique en espace de coworking :

L’intégration du service en interne

Certaines structures choisissent de former un personnel dédié au sein même de leurs locaux. Toutefois, cela implique  :

• 📊 Coût supplémentaire  : Recrutement et formation de nouveaux employés.
• 🔧 Équipement nécessaire  : Mise en place de lignes téléphoniques spécialisées et d’un équipement adapté.
• ⏳ Gestion continue  : Nécessité de superviser les opérations pour garantir une qualité constante du service.

Si vous avez un district manager sur place, vous pouvez être tenté de lui confier ce service, mais vous diminuez de fait sa productivité. La meilleure solution à mes yeux est de déléguer ce service en faisant appel à un prestataire comme ENM Secrétariat-Conseils.

Le Partenariat avec une société de permanence téléphonique

Une alternative plus pratique et efficace est de nouer un partenariat avec notre société spécialisée dans la permanence téléphonique. Cette option est souvent privilégiée parce qu’elle permet une  :

• 🚀 Rapidité de mise en œuvre : Le service peut être opérationnel rapidement, sans recrutement ni de formation interne.
• 👌 Qualité professionnelle : Les sociétés spécialisées disposent déjà de l’expertise et du matériel nécessaire pour fournir un service de haute qualité.
• 🛠️ Flexibilité : Les offres peuvent être adaptées selon les besoins précis de votre lieu de coworking et de ses usagers.
• 💰 Rentabilité : Vous évitez les coûts fixes supplémentaires liés à l’embauche et à l’équipement, vous payez uniquement le service utilisé.

📌 Pour en apprendre plus le fonctionnement, rendez-vous sur notre article dédié à la permanence téléphonique externalisée.

Remontées d’espaces de coworking avec un service d’accueil téléphonique externalisé

Pour illustrer l’impact positif de cette initiative, prenons l’exemple d’espaces de coworking ayant opté pour l’intégration d’un service d’accueil téléphonique. Après six mois d’utilisation, les responsables de site ont observé des améliorations notables dans leur fonctionnement global.

Cas 1  : Augmentation de la productivité globale

Les usagers d’un espace de coworking de Lyon ont fait remonter une augmentation significative de la productivité parmi ceux qui ont opté pour la permanence téléphonique. Ce gain est attribué à la diminution des interruptions quotidiennes, grâce à la gestion externe des appels. En utilisant ce service, ces usagers reçoivent les informations par mail ou en se connectant à un espace pro.

Cas 2  : Satisfaction utilisateur améliorée

Dans un autre exemple, un espace de coworking à Villefranche-sur-Saône a vu un pic de satisfaction client dans ses enquêtes internes. Les membres apprécient particulièrement la tranquillité et la concentration retrouvées grâce à cette mesure. En effet, la proposition de ce service au plus grand nombre limite les allers-retours en cabine téléphonique, les téléphones qui vibrent sur les tables et les conversations téléphoniques chuchotées (ou pas) dans l’espace commun.

Conseils pratiques pour implémenter le service

Pour garantir une transition harmonieuse vers l’inclusion d’un service d’accueil téléphonique externalisé, voici nos conseils pratiques  :

1. Évaluer les besoins spécifiques en comprenant les attentes des usagers
2. Élaborer un cahier des charges complet en dressant une liste claire des besoins et exigences spécifiques à votre espace de coworking.
3. Sélectionner un prestataire fiable. Choisissez une société de permanence téléphonique reconnue pour sa fiabilité et son professionnalisme… comme nous 😉 !
4. Informer les utilisateurs en communiquant largement sur la mise en place du service et les bénéfices attendus auprès des usagers.
5. Suivre et ajuster. Évaluer régulièrement la satisfaction des usagers et ajuster le service avec votre partenaire pour répondre au mieux à leurs besoins.

Les atouts à mettre en avant pour convaincre vos usagers

En intégrant un tel service, vous devrez convaincre vos usagers d’y avoir recours. Voici les avantages à mettre en avant dans votre communication :

• 📞 Sérénité accrue  : Les utilisateurs n’ont plus besoin de s’inquiéter des interruptions fréquentes liées aux appels téléphoniques.
• ⏱️ Gain de temps  : Un accueil téléphonique professionnel gère les appels entrants, permettant une meilleure gestion du temps.
• 🧘 Concentration maximale  : La réduction des distractions accroît la productivité et le confort de travail.
• 💼 Image professionnelle  : Un service téléphonique dédié renforce l’image de sérieux et de professionnalisme pour les usagers.

Pour conclure

Intégrer un service d’accueil téléphonique dans votre espace de coworking offre une multitude de bénéfices tant pour les gestionnaires que pour les usagers. C’est un moyen efficace de renforcer la sérénité, d’améliorer la productivité et d’offrir une expérience utilisateur incomparable. Que vous choisissiez d’intégrer ce service en interne ou par le biais d’un partenariat, il s’agit d’une avancée stratégique pour toute structure souhaitant se distinguer sur le marché concurrentiel des espaces de travail collaboratif.