À l’heure de la dématérialisation, la gestion électronique des documents permet de structurer les données et les informations de manière à les rendre facilement accessibles et exploitables. Ainsi, la gestion des documents numériques participe au bon fonctionnement de l’entreprise. À condition, bien sûr, qu’elle soit maîtrisée !
Définition de la gestion électronique des documents
La gestion électronique des documents est l’action de stocker, classer, organiser et diffuser des documents numériques. Elle permet aux entreprises de conserver ses documents tout au long de l’activité et même après, grâce aux archives numériques.
C’est aussi un processus intrinsèque à la transformation digitale de l’entreprise ou dématérialisation, qui devient incontournable, notamment avec l’obligation de passer à la facture électronique.
📌 Vous vous posez des questions sur la facture électronique ? n’hésitez pas à lire notre article sur le sujet : https://enm-secretariat.fr/progresser/dematerialisation-et-facture-electronique/
Les avantages de la gestion électronique des documents
La gestion documentaire numérique offre de nombreux avantages à votre entreprise. Pour commencer, vous réduisez voire éliminez les coûts et inconvénients associés au stockage physique des documents papier. Ce faisant, vous diminuez l’impact de votre activité sur l’environnement.
Elle fait gagner un temps considérable en accélérant les flux d’informations au sein de l’activité. La recherche et le partage des documents sont facilités, ce qui améliore la productivité de manière générale.
Un autre avantage significatif est la sécurisation des données d’entreprise. Il devient aisé de mettre en place des protocoles de sauvegardes régulières des données, ce qui garantit une meilleure résilience en cas de sinistre ou de panne informatique.
Les solutions informatisées de GED
Dès l’apparition de l’ordinateur et des logiciels de traitement de texte, on a appris à classer les documents que l’on produisait sur l’ordinateur. Le système informatisé intégré aux solutions bureautiques faisait office de GED.
Avec l’accroissement exponentiel des documents numériques et les avantages offerts par la dématérialisation, ces solutions ont évolué pour permettre aux entreprises d’améliorer leurs performances. Par exemple, la clé USB a petit à petit été remplacée par les serveurs et autres cloud facilitant l’accès et le partage d’informations.
Aujourd’hui, il existe des solutions clés en main. Certaines sont intégrées aux solutions bureautiques comme Microsoft, d’autres sont accessibles via des logiciels de gestion électronique en ligne. Ces solutions proposent en outre, la sauvegarde régulière des données pour en garantir la sécurité.
Certaines solutions laisseraient entendre qu’avec leur moteur de recherche de plus en plus puissant, le classement deviendrait obsolète. Cependant, nous considérons qu’il reste très important de mettre en place un plan de classement des documents numériques. Voyons pourquoi.
L’importance du classement dans la gestion électronique des documents
Les entreprises, même les plus petites, accumulent et stockent une grande quantité d’informations numériques. Sans règles de gestion et une indexation claire, vous vous retrouverez rapidement avec un espace « fourre-tout » qui desservira vos intérêts et ceux de la société.
Il m’est arrivé de travailler pour une entreprise qui souhaitait envoyer un décor de packaging à l’impression. Quand il a fallu envoyer le bon à tirer, je me suis retrouvée avec une multitude de versions du packaging et personne ne savait dire quelle était la bonne version. Résultat, il a fallu attendre 3 jours durant, le retour de la graphiste pour lui demander les bonnes versions. Avec le retard pris, l’entreprise n’a pas pu tenir ses engagements en matière de délais de livraison.
Ce cas de figure illustre l’importance d’organiser et de tenir à jour les données numériques d’une entreprise. Un bon classement numérique ne doit pas laisser de doutes sur la qualité des informations à traiter.
Nos conseils pour une gestion électronique des documents réussie
Dans ce domaine, nos conseils sont de trois ordres. Vous devrez définir vos objectifs, arrêter des règles de gestion propres à tous et impliquer toutes les parties prenantes au projet.
La définition d’objectifs clairs
Avant de mettre en place un système de gestion numérique des fichiers, identifiez les objectifs spécifiques que vous souhaitez atteindre. Voulez-vous simplement réduire les coûts de gestion des documents ? Améliorer l’efficacité opérationnelle en permettant le partage et la modification des documents ? De quel budget disposez-vous ? Quid des accès aux données sensibles de l’entreprise ? Souhaitez-vous distribuer des rôles à chacun de vos collaborateurs ?
En définissant clairement vos objectifs, vous pourrez choisir l’outil ou le logiciel de gestion approprié. Il n’est par exemple pas utile de d’acquérir sur une solution payante si vous n’avez besoin que d’un espace de stockage. Il existe des espaces de stockage gratuits jusqu’à un certain volume par exemple. Notez enfin que certains prestataires de GED offrent souvent une période d’essai. Profitez-en pour vous faire une idée et ne pas regretter votre investissement.
Le choix des règles de classement
Une fois les objectifs clairement déterminés, vous devrez définir les règles de classement de vos documents numériques. Cet ensemble de règles consiste à définir une organisation logique de vos fichiers. Le but étant de faciliter la recherche et l’accès pour tous aux documents.
Créez une structure de dossiers claire et utilisez des noms de fichiers descriptifs. Vous pouvez partir d’un classement thématique en nommant les principaux dossiers (ex. : CLIENTS) puis définir un sous-dossier pour chaque client (ex. : CABINET MÉDICAL JÉTROMAL) avant de centraliser les données dans son dossier (factures, contrats, devis…). À l’intérieur des dossiers, vous pouvez utiliser le classement chronologique (ex. : 20240722_CR médical_NOM PATIENT). Pour rappel, la gestion numérique doit être intuitive et accessible.
L’implication de toutes les parties prenantes au projet
La réussite de votre système de gestion électronique des documents dépendra de l’adhésion et de la participation de toutes les parties. Impliquez-les et formez-les à l’utilisation de l’outil et à l’architecture de classement et d’archivage des documents numériques de l’entreprise.
Nous vous conseillons de poser ces règles de gestion sur une procédure de gestion documentaire accessible et communiquée aux nouveaux arrivants. Croyez-nous, cela évitera des erreurs comme classer un même document à deux voire trois endroits différents. Ce n’est pas utile et ça surcharge l’espace de stockage. Former vous aidera à optimiser !
Veillez à dicter des règles de gestion pour les documents papier qui subsisteraient, ce qui n’interdit pas de les numériser pour les intégrer à votre GED.
Enfin, encouragez les commentaires et les suggestions de vos collaborateurs pour améliorer continuellement le système.
Comment pouvons-nous vous aider ?
ENM Secrétariat-Conseils est une société de secrétariat à distance. Nous sommes convaincus des bienfaits de la dématérialisation pour les entreprises.
Aussi, nous proposons nos services en numérisation de documents avec possibilité de nous déplacer sur les 9 arrondissements de Lyon ainsi que sur Belleville-en-Beaujolais et les communes alentour.
Besoin d’y voir plus clair dans votre classement numérique ? Nous vous aidons à mettre de l’ordre et à définir des règles de gestion en rédigeant également votre procédure de gestion documentaire. Si vous souhaitez acquérir une GED, nous vous aidons à définir votre besoin pour choisir une solution logicielle personnalisée !
Pour conclure
Ne sous-estimez pas les enjeux liés à la dématérialisation. Il serait intéressant de vous y pencher le plus tôt possible pour permettre à votre entreprise d’évoluer avec son époque. Pour maîtriser cet enjeu, un mode de gestion électronique des documents performant est nécessaire. Contactez-nous afin de bénéficier de notre service d’accompagnement sur le sujet.
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