Le métier de télésecrétaire est en plein boom. Les différentes périodes de confinement ont poussé les entreprises à s’ouvrir à de nouvelles façons de travailler, notamment en adoptant à une large échelle le télétravail.
Plus mures aujourd’hui, il est de plus en plus courant de voir les TPE/PME déléguer toute ou partie de leurs tâches administratives à des télésecrétaires indépendantes. Nous vous expliquons pourquoi faire appel à une télésecrétaire indépendante peut vous aider à développer votre entreprise.
Qu’est-ce que le télésecrétariat ?
Le télésecrétariat définit l’ensemble des tâches administratives, de téléphonie, de gestion
d’agendas… réalisée à distance grâce aux technologies de l’information et de la communication (TIC), pour le compte d’une entreprise, d’un organisme ou d’une association.
Pour gérer son secrétariat à distance, l’entreprise pourra soit y affecter un de ses agents, soit faire appel aux services d’un télésecrétariat indépendant. Dans le premier cas, l’agent est placé sous l’autorité du chef d’entreprise, dans le second cas, il s’agira d’une relation de partenariat entre deux entreprises indépendantes.
Pourquoi opter pour le télésecrétariat indépendant ?
Plusieurs raisons peuvent inciter l’entreprise à faire appel à une télésecrétaire
indépendante :
- Maximiser son temps
- Optimiser et fiabiliser ses coûts
- Capitaliser sur ses compétences
L’optimisation du temps
La possibilité de libérer du temps à consacrer à son cœur de métier est souvent citée par nos clients. Prenons l’exemple d’Arnaud, plombier. Ce dernier délègue sa permanence téléphonique et le suivi des demandes à une assistante à distance. Ainsi, il peut intervenir sans être dérangé par les appels et livrer son chantier en temps et en heure. De plus, il intervient au domicile de ses clients alors pour son image, il n’est pas bon de passer trop de temps au téléphone.
Pendant qu’il déroule sa journée sur le terrain, ses appels sont traités, ses clients sont informés, les devis sont saisis et envoyés…
En optant pour cette organisation, Arnaud optimise son temps et celui de son entreprise.
L’optimisation et la fiabilisation des coûts
En faisant appel à une télésecrétaire indépendante, l’entreprise connait à l’avance le montant de la prestation, puisque formulé dans un devis. L’entreprise paie alors une prestation qui représente une charge déductible de son chiffre d’affaires. Notons que s’agissant d’une TPE/PME, bien souvent, le volume des tâches confiées ne justifiera pas l’embauche d’un salarié. La délégation devient alors le moyen de s’assurer de la réalisation de l’ensemble des tâches tout en maîtrisant les coûts.
Pour finir, l’entreprise délégante n’aura pas non plus à supporter les coûts liés à la gestion des ressources humaines (salaire, charges sociales, achat de matériel et de mobilier de bureau, etc.).
L’optimisation des compétences
En partant du principe que chaque tâche est essentielle à l’atteinte des objectifs de l’entreprise, réaliser soi-même toutes les tâches pour faire des économies n’est pas une bonne idée. Et quand par ailleurs cette tâche n’est pas maîtrisée, ça l’est encore moins !
Imaginons. Vous rencontrez un client et vous enregistrez vos échanges pour établir un compte-rendu. Seulement voilà, vous n’êtes pas très à l’aise avec la dactylographie et vous vous rendez compte que la retranscription prend finalement une bonne journée… En multipliant ce temps par votre taux horaire, il faut admettre que vos compétences n’ont pas été optimisées.
Pour conclure, passer par un professionnel compétent, vous fera gagner du temps qui pourra être transformé en argent.
Quand faire appel à une télésecrétaire indépendante ?
Le retard s’accumule, vous êtes sujet à la procrastination, votre to do list s’allonge et la fatigue pointe son nez… ? Il est alors temps de trouver une assistante. Cependant, il n’est pas nécessaire d’en arriver là pour faire appel à une télésecrétaire indépendante. À tout moment, partez en quête de la perle qui vous aidera à organiser et à développer votre entreprise.
Comment choisir son prestataire de télésecrétariat ?
Dans un premier temps, demandez-vous si vous avez besoin d’une assistante spécialisée dans un domaine comme les ressources humaines, la communication numérique, la santé et la sécurité au travail, le droit par exemple, ou dans une qualification comme la facturation médicale, les relances, le recouvrement…
Ensuite, qui dit travail à distance implique que
votre assistante soit à l’aise avec les outils et
méthodes de dématérialisation de l’espace de
travail.
Une assistante virtuelle aguerrie sera force de proposition quant aux espaces de partage sécurisés.
Aussi, la prestataire choisie sera souvent à temps partagé avec d’autres entreprises. Assurez-vous qu’elle ait du temps à vous consacrer pour échanger et faire régulièrement des points d’avancement.
Enfin, n’hésitez pas à tester votre prestataire en proposant d’abord une formule sans engagement ou une période d’essai mutuellement définie. Il sera toujours possible, si vous êtes satisfait, de pérenniser votre partenariat.
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