5 missions à externaliser pour gagner en temps et en efficacité dans votre entreprise !

Le temps, c’est de l’argent ? Pour ces 5 tâches chronophages, oui ! Si vous souhaitez optimiser l’organisation de votre entreprise, voici des pistes concrètes et rapides à mettre en place. Elles vous permettront d’utiliser les compétences de vos talents à meilleur escient en externalisant des missions à faible valeur ajoutée. En bonus : vous réduirez le risque d’erreur et ferez des économies !

1. La facturation et les relances

Tout comme la gestion de la paie, la facturation reste une tâche répétitive et chronophage pour les TPE et PME, d’autant qu’elle requiert un suivi des paiements et d’effectuer des relances. 

Beaucoup d’entreprises choisissent donc de déléguer cette mission pour se délester de ce poids administratif et pouvoir se concentrer sur leur cœur de métier. Il s’agit alors de se faire accompagner par un prestataire qui prendra en charge ce suivi, de la création des factures à la gestion des paiements. 

Les bénéfices associés à l’externalisation de la facturation sont proches de ceux liés à la gestion de la paie : gagner du temps, s’appuyer sur une expertise solide, réduire ses dépenses (et sa charge mentale) et se focaliser sur des tâches présentant une plus grande valeur ajoutée. 

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2. Le recouvrement de créances

Après la facturation… vient le recouvrement ! En plus d’être chronophage, cette tâche est particulièrement ingrate. Raison de plus pour la déléguer, non ? 

De nombreuses sociétés privées offrent leurs services aux entreprises pour ce qui relève du recouvrement. Parmi les arguments incitant à l’externaliser, reviennent souvent les suivants : 

• améliorer les délais d’encaissement ; 
• récupérer rapidement un maximum de liquidités ; 
• connaître les raisons des blocages ; 
• préserver la relation client en évitant le contact direct sur ce sujet sensible ;
• bénéficier du soutien d’un acteur juridiquement compétent et légitime. 

📌 Si les relances n’ont rien donné, il faut alors envisager le recouvrement et/ou l’injonction de payer. Dans ce cas, vous pouvez vous faire accompagner de Jacqueline Brunelet, Avocate au barreau de Lyon, qui intervient en droit économique. N’hésitez pas à la contacter de la part d’Elody !

3. la gestion de la paie

Inévitable dans une entreprise, la gestion de la paie constitue une mission administrative lourde, complexe et répétitive. Chaque mois, elle monopolise des heures de travail, que ce soit pour établir les bulletins de paie ou pour assurer la veille réglementaire nécessaire à leur réalisation. 

Son externalisation présente donc plusieurs avantages à ne pas sous-estimer : 

• Gain de temps : le gestionnaire de paie externe peut produire tous vos bulletins de paie et déclarer les charges correspondantes, de l’entrée à la sortie de chaque collaborateur. 
• Expertise juridique : en confiant cette tâche à un prestataire spécialisé, vous bénéficiez de ses connaissances et de son expérience auprès de divers secteurs d’activité et entreprises.
• Réduction des erreurs : contrairement à vos collaborateurs qui s’occupent de plusieurs missions, le gestionnaire de paie externe est entièrement dédié à ce sujet. Sa maîtrise des règles sociales et fiscales et de leurs évolutions garantit d’être en conformité avec la législation. 
• Optimisation des coûts : déléguer la paie est plus économique que de la gérer en interne. Cela évite non seulement d’embaucher un collaborateur à temps plein ou à temps partiel pour cette mission, mais supprime aussi les dépenses liées à un logiciel de paie. 

📌 Vous cherchez un prestataire de qualité ? Nous vous conseillons les services de Clémence et Olivia, co-fondatrices de A2 Paie&CO, société d’externalisation de la paie à Lyon. Elles proposent des solutions à partir de 1 salarié. Testé et approuvé. 😊.

4. Les notes de frais

Saisir les notes de frais… en voilà une mission rébarbative ! Aucun intérêt à ce qu’elle soit réalisée en interne, si ce n’est que quelqu’un doit le faire… Bonne nouvelle : vous pouvez traiter cette tâche chronophage en quelques clics grâce à notre partenaire Qonto !

Qonto est une jeune pousse française qui ne cesse d’évoluer pour proposer des solutions bancaires et comptables aux entreprises de toutes tailles. Avec Qonto, tout est automatisé. Vous n’avez plus qu’à prendre vos notes de frais en photo et à les envoyer via un mail spécifique pour qu’elles soient traitées. Si vous travaillez en équipe, il faudra bien sûr qu’elles soient validées par un responsable. La validation déclenche alors le paiement. Tout se fait en ligne. Fini l’interminable paperasse. Plus de risque d’erreur lors de la saisie, les reçus sont stockés dans une interface dédiée et vos collaborateurs vous disent merci.

📌 Cerise sur le gâteau : parce que nous croyons en Qonto, nous sommes clientes et actionnaires depuis 2022. Si vous aussi, vous voulez essayer cette solution, notre lien de parrainage vous fera gagner un minimum de 100€ pour toute souscription.

5. Le suivi administratif de la gestion du personnel

Parmi les missions les plus gourmandes en temps, le suivi administratif de la gestion du personnel se classe en bonne position. 

Chacune de ses composantes peut constituer un gouffre en énergie : 

• formalités liées aux arrivées et départs de collaborateurs (contrats, fiches de poste, etc.) ; 
• suivi des absences et congés ; 
• supervision de la formation professionnelle et recherche de financement, planification et formalisation des entretiens annuels, etc. ; 
• gestion de la protection sociale ; 
• accompagnement des départs à la retraite ; 
• mise à jour du SIRH ou des tableaux de bord ; 
• veille et application des réglementations en vigueur. 

Un prestataire peut vous affranchir de ce travail dense et ajuster son volume horaire selon vos besoins. Il vous apportera son expertise en la matière et un réel appui pour assurer la continuité de votre activité d’administration du personnel. 

📌 Vous l’aurez compris, la gestion du personnel regroupe plusieurs tâches chronophages à déléguer. Besoin d’aide pour suivre votre gestion du personnel ? Simmoni de Weck, RH à temps partagé, est le contact qu’il vous faut !

Récapitulatif des 5 tâches chronophages à externaliser au plus vite

• La gestion de la paie.
• La facturation et les relances.
• Le recouvrement de créances.
• Les notes de frais. 
• Le suivi administratif de la gestion du personnel.

➡️ Votre chasse aux tâches chronophages s’annonce bien ? En commençant par déléguer ces 5 dimensions de votre support administratif, vous devriez voir une nette amélioration dans l’efficacité de votre organisation. Pour un conseil personnalisé selon votre situation et vos besoins, n’hésitez pas à nous contacter !