Secrétaire Indépendante : les outils incontournables pour débuter

Ça y est, votre décision est prise, vous créez votre entreprise de secrétariat indépendant ! Dans cet article, vous trouverez quelques conseils sur la liste des outils que nous jugeons incontournables pour débuter votre activité de secrétaire indépendante tout en contrôlant votre budget.

Ordinateur de bureau ou ordinateur portable ?

Qu’il soit fixe ou portable, c’est à vous de voir. L’avantage du portable c’est évidemment de pouvoir l’emmener pendant vos déplacements notamment chez le client. Dans ce cas, nous vous conseillons de le prendre le plus léger possible avec une autonomie minimale de 12h et une bonne capacité de mémoire.

L’avantage d’avoir un ordinateur de bureau est essentiellement lié au confort. L’écran est plus grand et c’est aussi plus pratique si vous faites peu ou pas de déplacement.

Pour ces outils, il est préférable d’investir dans des marques réputées pour la solidité de leurs produits, mais également la possibilité de faire appel au service après-vente.

Si vous disposez déjà d’un ordinateur et que ce dernier semble faire l’affaire, n’hésitez pas à le réquisitionner pour les besoins de l’entreprise. Il vous faudra cependant y mettre de l’ordre pour bien distinguer les fichiers de l’entreprise de vos fichiers personnels.

Si vous n’êtes pas encore équipée, il faut prévoir un budget minimum de 360€.

Le choix de votre suite bureautique

Les outils de traitement de texte et tableurs sont des outils incontournables pour débuter son activité de secrétaire indépendante. Bien que des solutions gratuites existent, il vous faut, selon nous, opter pour une suite qui tienne la route comme Microsoft Office. En plus d’être fréquemment utilisée, c’est une solution complète qui propose des solutions Business dès 5,10€ H.T./mois !

Attention, les solutions gratuites peuvent s’avérer difficilement compatibles avec ceux généralement utilisés par vos clients. En plus de jongler avec les fonctionnalités, vous risquez de perdre des informations. Si vous optez tout de même pour ces outils, vous pouvez tester :

• LibreOffice
• Google Workshop (la plus prisée)

Dans tous les cas, il sera nécessaire de bien maîtriser ces outils afin de ne pas passer à côté de fonctionnalités qui permettent de gagner un temps précieux !

La question du stockage de fichiers et le classement

Depuis votre ordinateur ou votre mobile, vous devrez pouvoir accéder rapidement à vos fichiers, par l’intermédiaire d’un Drive ou espace de stockage en ligne sécurisé. Cette solution supprime la nécessité d’avoir à transporter des clés USB ou autres disques externes de stockage. Vous pourrez par ailleurs proposer à vos clients, un espace de travail collaboratif, notamment si vous travaillez uniquement à distance. Nos solutions préférées sont :

• OneDrive qui est compris dans les formules Microsoft Office
• Google Drive, certainement la plus accessible, puisqu’entièrement gratuite

Notez que l’espace de stockage est vite limité. Dans ce cas vous devrez opter soit pour un espace plus important, soit demander à vos clients de vous donner accès à leur espace, soit encore demander au client de récupérer régulièrement ses documents. Une fois récupérés, le client devra assurer son propre stockage.

Faut-il investir dans une imprimante-scanner ?

À l’heure de l’urgence écologique, mais aussi dans un souci d’économies, inutile de vous recommander de limiter voire les éviter les impressions. Pour cela, de nombreuses solutions existent. C’est le cas de la signature électronique ou de l’échange de documents par mail, échange facilité par l’existence du scanner. Malgré tout, il reste difficile de s’en passer.

Le  scanner, lui, est selon nous indispensable. Il permet de digitaliser vos documents pour en garder la trace, les classer et les retrouver rapidement dans l’espace de stockage. De plus, la valeur des documents scannés est de plus en plus reconnue. Garder une copie numérique est une façon de se protéger contre les risques de destruction des originaux. Aussi, la dématérialisation permet de faire des économies. Rappelons que les échanges par mail ne génèrent aucuns frais d’affranchissement, et ce, quelle que soit la taille du fichier.

Les imprimantes étant généralement couplées au scanner, vous pourrez vous procurer une « Tout-en-un » à des prix raisonnables. Il faudra tout de même investir près de 200€ si vous voulez qu’elle dépote un peu…

Quels moyens de communication ?

Le téléphone portable et son forfait

Il est important que l’on puisse vous joindre ou que vous puissiez contacter vos clients et partenaires. Notre conseil pour le téléphone se limite à vous suggérer de vous poser les bonnes questions avant d’investir. Est-ce que je communique mon numéro personnel ? Si ce n’est pas le cas, ai-je besoin d’un second téléphone ou d’investir dans un smartphone double puce ? Puis-je réutiliser un ancien smartphone encore fonctionnel ? Ainsi de suite… ça relève du choix personnel.

Vous devrez mettre un soin particulier à la détermination de votre forfait téléphonique et internet puisqu’il aura un impact sur votre budget. Vous pouvez commencer par un forfait à petit prix en regardant du côté des opérateurs habituels comme Sosh et Free.

En cas de déplacement fréquent, il vaut mieux avoir que votre forfait permette le partage de connexion avec votre ordinateur.

Le forfait internet

Si vous travaillez à domicile, vous disposez certainement déjà d’un forfait internet. Il n’est peut-être pas urgent de souscrire un forfait professionnel. Par contre, si vous vous lancez dans une activité nécessitant une forte bande passante, il peut être utile d’y penser. C’est le cas si vous ouvrez un centre d’appel avec un volume d’appels important par exemple. Le forfait professionnel vous donne également accès à un support professionnel en cas de pépin.

L’adresse mail

Vous allez devoir créer une adresse e-mail professionnelle. Vous avez 2 solutions :

• créer une adresse gratuite (ex. : mon-entreprise@gmail.com)
• acheter un nom de domaine au nom de votre entreprise (ex. : contact@mon-entreprise.com)

Nous avons commencé par une adresse gratuite qu’aujourd’hui nous dédions au fonctionnement interne. Depuis, nous avons acheté un nom de domaine, ce qui nous a permis de dédier une adresse au contact commercial : contact@enm-secretariat.fr

Acheter un nom de domaine coute une quinzaine d’euros par an. C’est également important si on souhaite créer un site internet par la suite. L’acheter tôt permet de le réserver. Imaginez l’embarras si vous réalisez plusieurs années après, que votre nom de domaine a été acheté par quelqu’un d’autre ?

Les solutions Microsoft Office (Outlook) et Google (Gmail) vous offrent la possibilité de regrouper et gérer plusieurs adresses mail. Très pratique si vos clients vous donnent accès aux leurs.

A noter que nous ne mettons pas le site internet dans les outils incontournables pour débuter. Il est tout à fait possible de débuter sans investir dans un site vitrine.

Le choix de l’agenda

Électronique ou papier, c’est un outil indispensable pour ne rater aucun rendez-vous. En version numérique, ils sont souvent inclus dans les solutions citées au-dessus à savoir, Microsoft Office (Outlook) et Google (Agenda). Chacun propose beaucoup de fonctionnalités complémentaires comme des solutions pour organiser des réunions en visioconférence, inviter des participants, planifier des tâches, donner une visibilité à d’autres… Encore une fois, choisissez la solution la moins couteuse, la plus complète (pour ne pas jongler) et surtout la plus simple pour vous.

Ces solutions sont compatibles à la fois sur votre téléphone portable et votre ordinateur ce qui permet la synchronisation automatique des deux.

Établir vos devis et factures

Vous avez trouvé un prospect ? Très bien. Il est temps d’établir un devis et avec de la chance, il sera suivi de votre première facture. Pour cela, nous vous proposons Henrri !

Henrii est un logiciel de facturation. Il propose une première formule gratuite « Henrri Pro » qui fait totalement l’affaire quand on débute. Sa première formule payante est à 9€ H.T./mois ce qui reste raisonnable pour les fonctionnalités proposées. Dans tous les cas, Henrri vous donne accès à un tableau de bord et des documents à transmettre à votre comptable si vous en avez un.

Le support est aux petits soins avec ses clients, qu’ils soient sur une formule payante ou non. Pour finir, il existe de nombreux groupes d’entraide en ligne dont un groupe Facebook très réactif.

Voilà, pour ce qui constitue, selon nous, la base des outils incontournables pour débuter sereinement votre activité de secrétaire indépendante. Pour conclure, il est recommandé de faire le minimum d’investissement au début et d’évoluer avec vos besoins et ceux de vos clients. Bon vent et au plaisir d’échanger avec vous !